بغيت بحث سكر 321
مقدمة + عرض + خاتمة
5 صفحات عن أي موضوع في الكتاب
مثل:
(السكرتارية المتخصصة أو الاجتماعات ودور السكرتير فيها ...إلخ)
ابي اليوم ضروري
ساعدووووووني
ووووووووينكم.................!!!!!
هذا السكرتارية ما يتحصل بسهولة تقرير عنه , انا اتذكر لما كنت في الثنوية , جمعت معلومات من مني مناك ومن الكتاب وشوي شوي ووديته واخذه ,, بس مو مشكلة بدور ليكم اذا حصلت ان شاء الله بخليه ليكم ما نبخل عليكم
تفضلِ بس انتِ عدليه انا حصلته من موقع متفرع , ونظميه بمقدمة وعرض وطلب ..
اذا حصلت اكثر بخليه في رد ثاني تابع للتقرير هذا .
________
السكرتارية :
من الاخطاء الشائعة لدى الكثير بان وظيفة السكرتارية هي مجرد طباعة الوثائق والرد على المكالمات الهاتفية وهذا الخطأ الشائع قد ادى الى وجود نقص شديد وواضح في السكرتارية المهنية المحترفة ووجود شواغر كثيرة في جميع المؤسسات الحكومية والخاصة لوظائف السكرتارية والدعم الاداري0
هذا البرنامج يتناول مفهوم الادارة المكتبية والسكرتارية من منظور وظيفي على اعتبار ان وظيفة السكرتارية هي الساعد الايمن للوظيفة الادارية بل ان السكرتارية هي في الاساس وظيفة ادارية في طبيعتها
الهدف العام :
تولي الأعمال الخاصة بمكتب رئيس البلدية الفرعية ، وتوفير التسهيلات المكتبية له .
المهام:
1- تنظيم مواعيد ومقابلات الرئيس وزياراته واجتماعاته .
2- استقبال المراجعين والمكالمات واتخاذ الإجراءات المناسبة حيالها حسب التوجيهات
3- استلام البريد الوارد الخاص والسري وعرضه على الرئيس .
4- إعداد التقارير والمذكرات المطلوبة من الرئيس فيما له علاقة بمكتب الرئيس .
5- إصدار المعاملات الخاصة والمعاملات ذات الطابع السري بعد توقيعها من الرئيس .
6- الإشراف على أعمال النسخ والتصوير والترجمة وكافة متطلبات السكرتارية للرئيس حسب توجيهاته .
7- اقتراح الإجراءات الخاصة بأعمال السكرتارية بالتعاون مع إدارة التطوير الإداري ، والعمل على تطويرها باستمرار .
8- تقديم المعلومات اللازمة عن السكرتارية لمشروع الميزانية .
9- إعداد تقارير دورية عن نشاطات وإنجازات السكرتارية، ورفعها إلى رئيس البلدية الفرعية .
اختصاصات قسم السكرتارية
- حفظ سجلات وملفات العاملين بالإدارة، ومتابعة شؤونهم الوظيفية، وما يطلب منهم من بيانات.
- استلام البريد الصادر من الإدارة، وحفظ نسخ منه، ومتابعة استلامه من قبل الجهات المرسل إليها بالإضافة إلى تسليم البريد الوارد للإدارة.
- القيام بالأعمال المساندة من طباعة ، وتصوير ، وغيرها من الأعمال التي تتطلبها الإدارة.
- متابعة الأعمال المتعلقة بأعمال المخازن والتأثيث، والصيانة ، ومتابعة الصادر، والوارد داخل الإدارة.
- حصر احتياجات وحدات الإدارة من الأدوات المكتبية والقرطاسية، وكافة التجهيزات اللازمة، واتخاذ إجراءات طلبها من الجهة المختصة.
- حفظ وترتيب الملفات الموضوعية الخاصة بالإدارة.
- توزيع القرارات والنشرات والتعاميم على الوحدات التابعة للإدارة.
- استقبال المترددين، والزائرين للإدارة، وتنظيم مواعيد مقابلاتهم مع المختصين بها.
الوحدات التابعة للسكرتارية:
-1 المطابع الإدارة العامة للنشر العلمي
مهمة هذه الإدارة هي الإشراف على جميع أقسام ووحدات الإدارة بقسميها النشر العلمي والمطابع. يتولى الإشراف على هذه الإدارة أستاذ جامعي (عضو هيئة تدريس) تم تكليفه من قبل معالي مدير الجامعة، مهمته الإشراف المباشر على هذه الإدارة، كذلك التنسيق بينها وبين عمادات وإدارات وأقسام الجامعة المختلفة فيما يخص اختصاصات هذه الإدارة، حضور اللجان والندوات والمؤتمرات التي تخص أعمال النشر والطباعة، إضافة إلى أعبائه التدريسية المعتادة، ويساعده مدير إدارة يقوم بأعباء الإدارة والإشراف على منسوبي الإدارة وكل الأعمال الإدارية والمالية لتسيير أعمال الإدارة، كما يقوم بأعباء المشرف أثناء غيابه خلال إجازته السنوية أو انتدابه في مهام رسمية.
وتتكون الإدارة من الوحدات المساندة التالية:
وحدة السكرتارية والاتصالات، وحدة المتابعة، وحدة الورشة الفنية، وحدة المستودع، وحدة الشراء المباشر.
* وحدة السكرتارية والاتصالات:
تقوم هذه الوحدة بأعمال ومهام مختلفة مثل استقبال طلبات الطباعة الواردة للإدارة من جهات الجامعة المختلفة وفرع الجامعة بالقصيم، وكذلك بعض الجهات الحكومية التي تتعاون معها الجامعة، وكذلك الجمعيات العلمية بالجامعة وتقوم بإحالتها للأقسام المختصة بعد عرضها على المشرف والتأشير باتخاذ اللازم بشأنها. أيضاً تقوم هذه الوحدة بالخدمات الخاصة بأعمال شؤون الموظفين من تسيير إجراءاتهم من إجازات مختلفة وجميع ما يخصهم من خدمات، كذلك تضطلع هذه الوحدة بالأعمال الخاصة بجميع مكاتبات الإدارة الخاصة بالنشر العلمي والمطبوعات الأخرى الخاصة بوحدات الجامعة المختلفة، إضافة لأعمال السكرتارية الخاصة بالمشرف ومدير الإدارة، مثل تسجيل المواعيد الخاصة بالمشرف لحضور اللجان المختلفة والاجتماعات، وكذلك مراقبة حضور وانصراف منسوبي الإدارة وضبط عملية انتظامهم في العمل
اذا حصلت اكثر بخليه في رد ثاني تابع للتقرير هذا .
________
السكرتارية :
من الاخطاء الشائعة لدى الكثير بان وظيفة السكرتارية هي مجرد طباعة الوثائق والرد على المكالمات الهاتفية وهذا الخطأ الشائع قد ادى الى وجود نقص شديد وواضح في السكرتارية المهنية المحترفة ووجود شواغر كثيرة في جميع المؤسسات الحكومية والخاصة لوظائف السكرتارية والدعم الاداري0
هذا البرنامج يتناول مفهوم الادارة المكتبية والسكرتارية من منظور وظيفي على اعتبار ان وظيفة السكرتارية هي الساعد الايمن للوظيفة الادارية بل ان السكرتارية هي في الاساس وظيفة ادارية في طبيعتها
الهدف العام :
تولي الأعمال الخاصة بمكتب رئيس البلدية الفرعية ، وتوفير التسهيلات المكتبية له .
المهام:
1- تنظيم مواعيد ومقابلات الرئيس وزياراته واجتماعاته .
2- استقبال المراجعين والمكالمات واتخاذ الإجراءات المناسبة حيالها حسب التوجيهات
3- استلام البريد الوارد الخاص والسري وعرضه على الرئيس .
4- إعداد التقارير والمذكرات المطلوبة من الرئيس فيما له علاقة بمكتب الرئيس .
5- إصدار المعاملات الخاصة والمعاملات ذات الطابع السري بعد توقيعها من الرئيس .
6- الإشراف على أعمال النسخ والتصوير والترجمة وكافة متطلبات السكرتارية للرئيس حسب توجيهاته .
7- اقتراح الإجراءات الخاصة بأعمال السكرتارية بالتعاون مع إدارة التطوير الإداري ، والعمل على تطويرها باستمرار .
8- تقديم المعلومات اللازمة عن السكرتارية لمشروع الميزانية .
9- إعداد تقارير دورية عن نشاطات وإنجازات السكرتارية، ورفعها إلى رئيس البلدية الفرعية .
اختصاصات قسم السكرتارية
- حفظ سجلات وملفات العاملين بالإدارة، ومتابعة شؤونهم الوظيفية، وما يطلب منهم من بيانات.
- استلام البريد الصادر من الإدارة، وحفظ نسخ منه، ومتابعة استلامه من قبل الجهات المرسل إليها بالإضافة إلى تسليم البريد الوارد للإدارة.
- القيام بالأعمال المساندة من طباعة ، وتصوير ، وغيرها من الأعمال التي تتطلبها الإدارة.
- متابعة الأعمال المتعلقة بأعمال المخازن والتأثيث، والصيانة ، ومتابعة الصادر، والوارد داخل الإدارة.
- حصر احتياجات وحدات الإدارة من الأدوات المكتبية والقرطاسية، وكافة التجهيزات اللازمة، واتخاذ إجراءات طلبها من الجهة المختصة.
- حفظ وترتيب الملفات الموضوعية الخاصة بالإدارة.
- توزيع القرارات والنشرات والتعاميم على الوحدات التابعة للإدارة.
- استقبال المترددين، والزائرين للإدارة، وتنظيم مواعيد مقابلاتهم مع المختصين بها.
الوحدات التابعة للسكرتارية:
-1 المطابع الإدارة العامة للنشر العلمي
مهمة هذه الإدارة هي الإشراف على جميع أقسام ووحدات الإدارة بقسميها النشر العلمي والمطابع. يتولى الإشراف على هذه الإدارة أستاذ جامعي (عضو هيئة تدريس) تم تكليفه من قبل معالي مدير الجامعة، مهمته الإشراف المباشر على هذه الإدارة، كذلك التنسيق بينها وبين عمادات وإدارات وأقسام الجامعة المختلفة فيما يخص اختصاصات هذه الإدارة، حضور اللجان والندوات والمؤتمرات التي تخص أعمال النشر والطباعة، إضافة إلى أعبائه التدريسية المعتادة، ويساعده مدير إدارة يقوم بأعباء الإدارة والإشراف على منسوبي الإدارة وكل الأعمال الإدارية والمالية لتسيير أعمال الإدارة، كما يقوم بأعباء المشرف أثناء غيابه خلال إجازته السنوية أو انتدابه في مهام رسمية.
وتتكون الإدارة من الوحدات المساندة التالية:
وحدة السكرتارية والاتصالات، وحدة المتابعة، وحدة الورشة الفنية، وحدة المستودع، وحدة الشراء المباشر.
* وحدة السكرتارية والاتصالات:
تقوم هذه الوحدة بأعمال ومهام مختلفة مثل استقبال طلبات الطباعة الواردة للإدارة من جهات الجامعة المختلفة وفرع الجامعة بالقصيم، وكذلك بعض الجهات الحكومية التي تتعاون معها الجامعة، وكذلك الجمعيات العلمية بالجامعة وتقوم بإحالتها للأقسام المختصة بعد عرضها على المشرف والتأشير باتخاذ اللازم بشأنها. أيضاً تقوم هذه الوحدة بالخدمات الخاصة بأعمال شؤون الموظفين من تسيير إجراءاتهم من إجازات مختلفة وجميع ما يخصهم من خدمات، كذلك تضطلع هذه الوحدة بالأعمال الخاصة بجميع مكاتبات الإدارة الخاصة بالنشر العلمي والمطبوعات الأخرى الخاصة بوحدات الجامعة المختلفة، إضافة لأعمال السكرتارية الخاصة بالمشرف ومدير الإدارة، مثل تسجيل المواعيد الخاصة بالمشرف لحضور اللجان المختلفة والاجتماعات، وكذلك مراقبة حضور وانصراف منسوبي الإدارة وضبط عملية انتظامهم في العمل
مشكوور وماقصرت
تفضلي هذا بعد تقرير سكرتارية
السكرتارية
تعريف السكرتارية
هي تلك الوظيفة التي تقدم معاونات أو خدمات للإدارات أو الرؤساء ، سواء كانت هذه المعاونات أو الخدمات فنية أو مكتبية ، حتى تتمكن الإدارات أو الرؤساء من إنجاز عملها بطريقة ميسرة وفي أقل وقت ممكن وبأقل تكلفة.
ونتيجة لكبر حجم المنظمات الحكومية والاقتصادية ، فقد زاد حجم الأعباء الملقاة على عاتق الوحدات الإدارية ،وكبر حجم المعلومات المطلوبة لها التي تتطلب قدراً كبيراً من المعاونة في تسيير نقلها لهذه المعلومات بين الوحدات الإدارية وتنظيم حفظ وتخزين هذه المعلومات والمعاونة في استرجاع هذه المعلومات في أقل وقت ممكن ، مما يمكن الإدارة من الاعتماد على تلك المعلومات في إصدار القرارات الرشيدة .
وتقوم وحدات السكرتارية بمعاونة تلك الوحدات الإدارية في تقديم الخدمات والمعلومات في المجالات الفنية والمكتبية ، حتى أنها تعتبر القلب النابض الذي يمد كافة الأجهزة بما يلزمها ، فإذا توقف القلب أو عجز عن أداء مهمته ، فان ذلك يؤدي بالضرورة إلى عجز وفشل هذه الوحدات والأجهزة عن القيام بمهمتها الأساسية .
مكان السكرتارية في الهيكل التنظيمي :
هناك عدة طرق للتنظيم الإداري لأجهزة السكرتارية ، ويتم تحديد الطريقة المثلى الواجب اتباعها في كل جهة إدارية وفقاً لظروفها الخاصة ، فهناك الدوائر الصغيرة ، والدوائر الكبيرة . وهناك الدوائر المتمركزة في موقع واحد ، والدوائر الموزعة على عدة مواقع في أماكن جغرافية متفرقة .
ويجب التنويه إلى ضرورة اتباع إطار تنظيمي محدد للسكرتارية حيث ان عدم وجود هذا الإطار المحدد سيؤدي إلى تنازع الاختصاصات وعدم تحديد المسئوليات . ويبدو ذلك في إنشاء العديد من مراكز السكرتارية بدون تنسيق بينها ولا إشراف عليها ، وبالتالي يظهر صعوبة الرقابة على العاملين بها وعدم جدوى تدريبهم لرفع كفايتهم وزيادة مهارتهم .
وفيما يلي الطرق المتبعة للتنظيم الإداري للسكرتارية :
1. مركزية السكرتارية
2. لامركزية السكرتارية
3. الجمع بين المركزية واللامركزية
أنواع السكرتارية
أولا : السكرتارية العامة :
وهي تمثل المعاونات والخدمات المكتبية التي تقدم لمختلف الإدارات مثل الاتصالات والمحفوظات والنسخ والتصوير وغيره .
ثانيا : السكرتارية الخاصة :
وهي تمثل المعاونات والخدمات المكتبية التي تقدم لمكاتب أحد المديرين أو الرؤساء لتيسير أداء مهمته وإنجاز عمله .
ثالثا : السكرتارية المتخصصة:
ويطلق عليها السكرتارية الفنية ، وهي عبارة عن المكاتب الفنية الاستشارية التي تلحق بمكاتب كبار المسئولين لتقديم ودراسة الاستشارات الفنية المتخصصة على اختلاف أنواعها . مثل السكرتارية القانونية ، السكرتارية المالية ، السكرتارية الاقتصادية ، والسكرتارية الطبية والسكرتارية الهندسية وغيرها من مختلف المجالات الفنية ، ويتولى هذه الوظائف أحياناً خبرات من أعلى مستوى ممكن .
السكرتير الخاص :
وهو شخص يختاره الرئيس ، يكون موضع ثقته ، ويقوم بمعاونة الرئيس في مختلف الأعمال المكتبية الخاصة بمكتب الرئيس كالاتصالات والمحفوظات والنسخ والمراسلات واعداد التقارير وغير ذلك .
وتطلق كلمة سكرتير ، دلالة على الشخص الذي يعينه الرئيس ليكون أمينا على أسراره ويقدم له المعاونات المختلفة في مجالات الأعمال المكتبية كإعداد المراسلات وحفظ وتخزين واسترجاع المعلومات وإنجاز إجراءات الوارد والصادر بالإضافة إلى إجراء أعمال الاتصالات الأخرى كالهاتفية والبرقية ، وتنظيم استقبالات الزائرين وأيضا تنظيم الاجتماعات الخاصة بمكتب الرئيس .
1.الصفات الشخصية الواجب توافرها في السكرتير :
§ حسن المظهر والهندام .
§ أن يكون أمينا على أسرار مكتب الرئيس .
§ قوة الشخصية .
§ حسن التصرف .
§ قوة الذاكرة .
§ الالتزام بمواعيد العمل الرسمية .
§ المرونة في التفكير وحب التغير .
§ الإخلاص للرئيس وحبه للعمل .
§ هدوء الأعصاب .
2. الصفات العلمية الواجب توافرها في السكرتير الخاص :
إذا كانت الصفات الشخصية تعتبر من الأساسيات التي يجب الاعتماد عليها عند اختيار السكرتير الخاص ، حيث يصعب تحسينها أو تغييرها في معظم الأحوال ، فمثلاً الأشخاص الذين يتسمون بالانفعال في أي موقف قد يصعب مثلاً أن يتحولوا إلى أشخاص يتسمون بالثبات الانفعالي .
فان الصفات العلمية يمكن للجميع اكتسابها ، بقدر من التعليم والتدريب ، وخاصة في معاهد السكرتارية ومراكز التدريب المتخصصة في ذلك النوع من التعليم والتدريب ، والتي تعمل على تنمية قدرات ومهارات السكرتير في مختلف أعمال السكرتارية . بشرط أن يكون للسكرتير الرغبة والمثابرة على التعليم والتدريب على هذه الصفات.
القدرات والصفات الواجب على السكرتير أن يتعلمها ويتدرب عليها لتنمية قدراته :
1. معرفة أصول إدارة وتنظيم المكاتب .
2. معرفة اختصاصات الإدارات التي يشرف عليها الرئيس .
3. تعلم الأسلوب السليم للكتابة على الآلة الكاتبة بالدقة والسرعة اللازمة .
4. معرفة النواحي المتعلقة بالاتصالات الكتابية والتي تشمل :
§ إعداد وصياغة المراسلات بمختلف أنواعها .
§ تنفيذ إجراءات البريد الوارد والبريد الصادر وكيفية تداول المراسلات الداخلية بين الإدارات بالمنظمة.
§ مهارة استخدام الأجهزة المكتبية المختلفة للاتصالات المكتبة .
5. معرفة النواحي المتعلقة بالاتصالات الشفوية والتي تشمل :
§ تنظيم الاتصالات الهاتفية الخاصة بمكتب الرئيس ومعالجة المكالمات الواردة والصادرة .
§ تنظيم مقابلات الزوار لمكتب الرئيس والقواعد الواجب اتباعها في استقبال الزوار.
§ تنظيم الاجتماعات الخاصة بمكتب الرئيس.
§ مهارة استخدام الأجهزة المكتبية المختلفة والمرتبطة بالاتصالات الشفوية.
6. الإلمام بالطرق العلمية السليمة لتنظيم حفظ المعلومات .
7. الإلمام بقدر كاف ببعض اللغات الأجنبية خاصة المنظمات التي لها علاقات بجهات أجنبية .
أهم الواجبات والاختصاصات للسكرتير الخاص :
1. إعداد وصياغة المراسلات والمذكرات والقرارات والتقارير الخاصة بمكتب الرئيس .
2. استقبال البريد الوارد الخاص بمكتب الرئيس وكذلك تصدير المراسلات الصادرة .
3. تنظيم حفظ الوثائق الخاصة بمكتب الرئيس بطريقة علمية وعملية وسليمة .
4. استقبال المكالمات الهاتفية الواردة والرد عليها .
5. تنظيم الاستقبالات والزيارات بمكتب الرئيس .
6. تنظيم الاجتماعات الخاصة بمكتب الرئيس .
7. مساعدة الرئيس في الإعداد لرحلاته وتقديم المعاونة المكتبية اللازمة أثناء وبعد سفر الرئيس ز
8. متابعة وعرض المقالات والأخبار الصحفية والتي لها علاقة بعمل مكتب الرئيس .
9. تلخيص المكاتبات المطولة الواردة لمكتب الرئيس .
الصفات العلمية الواجب توافرها في السكرتير العام :
1.إدارة المكاتب .
2.اللغات الأجنبية .
3.الحفظ والتصنيف .
4.معلومات عن الجهاز الإداري .
5.الآلة الناسخة .
6.علم النفس والعلاقات الإنسانية .
7.أساليب كتابة المراسلات .
8.التعبير.
السكرتارية
تعريف السكرتارية
هي تلك الوظيفة التي تقدم معاونات أو خدمات للإدارات أو الرؤساء ، سواء كانت هذه المعاونات أو الخدمات فنية أو مكتبية ، حتى تتمكن الإدارات أو الرؤساء من إنجاز عملها بطريقة ميسرة وفي أقل وقت ممكن وبأقل تكلفة.
ونتيجة لكبر حجم المنظمات الحكومية والاقتصادية ، فقد زاد حجم الأعباء الملقاة على عاتق الوحدات الإدارية ،وكبر حجم المعلومات المطلوبة لها التي تتطلب قدراً كبيراً من المعاونة في تسيير نقلها لهذه المعلومات بين الوحدات الإدارية وتنظيم حفظ وتخزين هذه المعلومات والمعاونة في استرجاع هذه المعلومات في أقل وقت ممكن ، مما يمكن الإدارة من الاعتماد على تلك المعلومات في إصدار القرارات الرشيدة .
وتقوم وحدات السكرتارية بمعاونة تلك الوحدات الإدارية في تقديم الخدمات والمعلومات في المجالات الفنية والمكتبية ، حتى أنها تعتبر القلب النابض الذي يمد كافة الأجهزة بما يلزمها ، فإذا توقف القلب أو عجز عن أداء مهمته ، فان ذلك يؤدي بالضرورة إلى عجز وفشل هذه الوحدات والأجهزة عن القيام بمهمتها الأساسية .
مكان السكرتارية في الهيكل التنظيمي :
هناك عدة طرق للتنظيم الإداري لأجهزة السكرتارية ، ويتم تحديد الطريقة المثلى الواجب اتباعها في كل جهة إدارية وفقاً لظروفها الخاصة ، فهناك الدوائر الصغيرة ، والدوائر الكبيرة . وهناك الدوائر المتمركزة في موقع واحد ، والدوائر الموزعة على عدة مواقع في أماكن جغرافية متفرقة .
ويجب التنويه إلى ضرورة اتباع إطار تنظيمي محدد للسكرتارية حيث ان عدم وجود هذا الإطار المحدد سيؤدي إلى تنازع الاختصاصات وعدم تحديد المسئوليات . ويبدو ذلك في إنشاء العديد من مراكز السكرتارية بدون تنسيق بينها ولا إشراف عليها ، وبالتالي يظهر صعوبة الرقابة على العاملين بها وعدم جدوى تدريبهم لرفع كفايتهم وزيادة مهارتهم .
وفيما يلي الطرق المتبعة للتنظيم الإداري للسكرتارية :
1. مركزية السكرتارية
2. لامركزية السكرتارية
3. الجمع بين المركزية واللامركزية
أنواع السكرتارية
أولا : السكرتارية العامة :
وهي تمثل المعاونات والخدمات المكتبية التي تقدم لمختلف الإدارات مثل الاتصالات والمحفوظات والنسخ والتصوير وغيره .
ثانيا : السكرتارية الخاصة :
وهي تمثل المعاونات والخدمات المكتبية التي تقدم لمكاتب أحد المديرين أو الرؤساء لتيسير أداء مهمته وإنجاز عمله .
ثالثا : السكرتارية المتخصصة:
ويطلق عليها السكرتارية الفنية ، وهي عبارة عن المكاتب الفنية الاستشارية التي تلحق بمكاتب كبار المسئولين لتقديم ودراسة الاستشارات الفنية المتخصصة على اختلاف أنواعها . مثل السكرتارية القانونية ، السكرتارية المالية ، السكرتارية الاقتصادية ، والسكرتارية الطبية والسكرتارية الهندسية وغيرها من مختلف المجالات الفنية ، ويتولى هذه الوظائف أحياناً خبرات من أعلى مستوى ممكن .
السكرتير الخاص :
وهو شخص يختاره الرئيس ، يكون موضع ثقته ، ويقوم بمعاونة الرئيس في مختلف الأعمال المكتبية الخاصة بمكتب الرئيس كالاتصالات والمحفوظات والنسخ والمراسلات واعداد التقارير وغير ذلك .
وتطلق كلمة سكرتير ، دلالة على الشخص الذي يعينه الرئيس ليكون أمينا على أسراره ويقدم له المعاونات المختلفة في مجالات الأعمال المكتبية كإعداد المراسلات وحفظ وتخزين واسترجاع المعلومات وإنجاز إجراءات الوارد والصادر بالإضافة إلى إجراء أعمال الاتصالات الأخرى كالهاتفية والبرقية ، وتنظيم استقبالات الزائرين وأيضا تنظيم الاجتماعات الخاصة بمكتب الرئيس .
1.الصفات الشخصية الواجب توافرها في السكرتير :
§ حسن المظهر والهندام .
§ أن يكون أمينا على أسرار مكتب الرئيس .
§ قوة الشخصية .
§ حسن التصرف .
§ قوة الذاكرة .
§ الالتزام بمواعيد العمل الرسمية .
§ المرونة في التفكير وحب التغير .
§ الإخلاص للرئيس وحبه للعمل .
§ هدوء الأعصاب .
2. الصفات العلمية الواجب توافرها في السكرتير الخاص :
إذا كانت الصفات الشخصية تعتبر من الأساسيات التي يجب الاعتماد عليها عند اختيار السكرتير الخاص ، حيث يصعب تحسينها أو تغييرها في معظم الأحوال ، فمثلاً الأشخاص الذين يتسمون بالانفعال في أي موقف قد يصعب مثلاً أن يتحولوا إلى أشخاص يتسمون بالثبات الانفعالي .
فان الصفات العلمية يمكن للجميع اكتسابها ، بقدر من التعليم والتدريب ، وخاصة في معاهد السكرتارية ومراكز التدريب المتخصصة في ذلك النوع من التعليم والتدريب ، والتي تعمل على تنمية قدرات ومهارات السكرتير في مختلف أعمال السكرتارية . بشرط أن يكون للسكرتير الرغبة والمثابرة على التعليم والتدريب على هذه الصفات.
القدرات والصفات الواجب على السكرتير أن يتعلمها ويتدرب عليها لتنمية قدراته :
1. معرفة أصول إدارة وتنظيم المكاتب .
2. معرفة اختصاصات الإدارات التي يشرف عليها الرئيس .
3. تعلم الأسلوب السليم للكتابة على الآلة الكاتبة بالدقة والسرعة اللازمة .
4. معرفة النواحي المتعلقة بالاتصالات الكتابية والتي تشمل :
§ إعداد وصياغة المراسلات بمختلف أنواعها .
§ تنفيذ إجراءات البريد الوارد والبريد الصادر وكيفية تداول المراسلات الداخلية بين الإدارات بالمنظمة.
§ مهارة استخدام الأجهزة المكتبية المختلفة للاتصالات المكتبة .
5. معرفة النواحي المتعلقة بالاتصالات الشفوية والتي تشمل :
§ تنظيم الاتصالات الهاتفية الخاصة بمكتب الرئيس ومعالجة المكالمات الواردة والصادرة .
§ تنظيم مقابلات الزوار لمكتب الرئيس والقواعد الواجب اتباعها في استقبال الزوار.
§ تنظيم الاجتماعات الخاصة بمكتب الرئيس.
§ مهارة استخدام الأجهزة المكتبية المختلفة والمرتبطة بالاتصالات الشفوية.
6. الإلمام بالطرق العلمية السليمة لتنظيم حفظ المعلومات .
7. الإلمام بقدر كاف ببعض اللغات الأجنبية خاصة المنظمات التي لها علاقات بجهات أجنبية .
أهم الواجبات والاختصاصات للسكرتير الخاص :
1. إعداد وصياغة المراسلات والمذكرات والقرارات والتقارير الخاصة بمكتب الرئيس .
2. استقبال البريد الوارد الخاص بمكتب الرئيس وكذلك تصدير المراسلات الصادرة .
3. تنظيم حفظ الوثائق الخاصة بمكتب الرئيس بطريقة علمية وعملية وسليمة .
4. استقبال المكالمات الهاتفية الواردة والرد عليها .
5. تنظيم الاستقبالات والزيارات بمكتب الرئيس .
6. تنظيم الاجتماعات الخاصة بمكتب الرئيس .
7. مساعدة الرئيس في الإعداد لرحلاته وتقديم المعاونة المكتبية اللازمة أثناء وبعد سفر الرئيس ز
8. متابعة وعرض المقالات والأخبار الصحفية والتي لها علاقة بعمل مكتب الرئيس .
9. تلخيص المكاتبات المطولة الواردة لمكتب الرئيس .
الصفات العلمية الواجب توافرها في السكرتير العام :
1.إدارة المكاتب .
2.اللغات الأجنبية .
3.الحفظ والتصنيف .
4.معلومات عن الجهاز الإداري .
5.الآلة الناسخة .
6.علم النفس والعلاقات الإنسانية .
7.أساليب كتابة المراسلات .
8.التعبير.
يعطيك العافية وعساك دوم على القوة