بغيت تقرير عمك 111 باللغة العربية
يمكن هذا يفيد
الأجتماعات الحديثة.
المقدمة:- ان لكل انسان في الحياة طموحات واهدافا, ولا يمكن تحقيق ذلك الا بالجهد المتواصل, والسعي الدؤوب, وبذل كل ما لديه من طاقات, فعلا يعرف العجز أو الكلل, ولا القنوط أو الملل, والانسان الناجح هو الذي يتمتع بالايمان العميق, والعزم الوثاب, والإدارة القوية, لاسيما اذا كان في موقع المسؤولية, حيث يتوقف عليه نظام العمل.
إن نجاحك مثلاً كمدير تتعامل مع الجماهير )Publicالعرض:- ( يعتمد على قدرتك على انجاز الاتصالات بطريقة جيدة, وسلوك بأسلوب حسن, وتصرفك بمرونة ولباقة, وإن فئات الناس الذين سيتم اتصالك بهم هم الزبائن والموظفون ورجال الاعمال العاملون بالتجارة والقائمون بالتوزيع والشركات المحلية والأجنبية.
ولذلك فإن اتصالك بهذه الفئات سيكون له أعظم الاثر لنجاحك في عملك وكذلك في انتاجك الذي هو هدف المسؤولين في إدارتك,, من هنا تأتي اهمية عقد الاجتماعات,, وإقامة المؤتمرات,, والتي ربما تكون من اكثر الاساليب فعالية وتأثيراً في مجال اتصال شخص بشخص )Interpersonal Communication( فنجد العنصر الفعال, بل القلب النابض للاجتماعات الناجحة والمثمرة هو المخطط والمدير الذي يدير الاجتماع والذي يحتاج لان يخطط لاجتماع يحقق الاهداف المحددة التي تسعى الشركة لتحقيقها, والوصول الى الغاية التي تنشدها,, ولذلك يكون هو بالضرورة في حاجة الى اشراك المجتمعين من الافراد أو الاعضاء في الإدارة دون النظر الى نوعية أعمالهم الوظيفية في الشركة وكذلك مهما كانت صفاتهم الشخصية حتى يمكنهم الاستفادة من إتاحة الفرصة أمامهم لاكتساب اكبر قسط من الخبرة من البرامج التدريبية المطروحة للنقاش في الاجتماع, كما ان المخطط الحكيم هو الذي يجعل من كل اجتماع حدثاً مثيراً بكل نظام وهدوء.
ان المسؤول عن الاجتماع بحاجة الى اختيار مكان للاجتماع تتوفر فيه الامكانيات الضرورية التي تساهم في نجاح الاجتماع,, وباختصار فإن هناك بعض الارشادات التي على ضوئها يمكن ان يتبعها المخطط أو رئيس الاجتماع وتتلخص فيما يلي:
هدف الشركة أو الإدارة الذي سوف يناقش في الاجتماع.
توفير المعلومات الهامة عن الموضوع المراد طرحه على طاولة الاجتماع للنقاش.
توزيع الوقت عند النقاش في الموضوع واعطاء المشاركين الفرصة في ابداء الرأي.
يجب احترام رأي الآخرين بدون تدخلات خلال النقاش.
اختصار الموضوع او المواضيع المطلوب مناقشتها في الاجتماع.
تجهيز الخطة المراد مناقشتها والمدرجة في جدول الاعمال للاجتماع ثم توزيعها على الأعضاء المجتمعين قبل الاجتماع بمدة لا تقل خمسة ايام.
يجب ان يكون هناك مقرر او سكرتير يقوم بعملية التسجيل تحريرياً مع تسجيل )Recording( احداث الاجتماع بواسطة اجهزة التسجيل الحديثة.
إن تحديد نوع الاجتماع يعتمد على احتياجات الشركة, وما يؤمل المخطط او المسؤول عن الشركة تحقيقه, وكذلك حجم ونوع الشركة في اتخاذ القرارات نحو المواضيع المدرجة في جدول النقاش، فنجد ان هناك انواعاً من الاجتماعات تشمل ما يلي:
الاجتماعات الكبرى مثل المؤتمرات الداخلية والدولية.
الندوات وورش العمل )workshop( من أجل التدريب وفي هذا النوع يستخدم اسلوب المواجهة )Face to face communication( في عملية الشرح والتعليمات وتبادل المعلومات الفنية او الثقافية.
اجتماعات سرية او خاصة )Private Meeting( وتكون مقتصرة على افراد معينين.
اجتماعات من اجل التفاوض )Negotiation( في قضايا داخلية او دولية ذات الطابع الدبلوماسي السياسي او العقود التجارية المتعلقة بالتجارة الدولية.
اجتماعات ذات الطابع المفتوح )Open Meetings( امام المجتمعين وهذا النوع يكون النقاش غير منظم وهدفه غير معروف بسبب الفوضى وعدم التركيز في المواضيع المراد مناقشتها.
وفائدة المؤتمرات هي اعطاء الفرصة في تبادل الآراء والمعلومات بين المجتمعين قبل صنع القرار في الموضوع المعروض على طاولة النقاش ومن الافضل الا يزيد عدد الحاضرين عن عشرين شخصا بأي حال من الاحوال,, أما المؤتمر الذي يقام لهدف معين فهو بحكم هذا الهدف مثال على ذلك، المؤتمرات الرسمية التي تشمل على جلسات رئيسية وجلسات اللجان,, اما المؤسسات الحكومية او التجارية.
فنجد ان الاجتماعات هدفها التدريب في اكثر من موضوع لتسهيل سير العمل بالطريقة المطلوبة التي تخدم المصلحة الخاصة أو العامة.
اما من ناحية الندوات )Seminars( فهي وسيلة يمكن للخبراء عن طريقها تبادل الخبرات العلمية والأدبية وتكون الفائدة عامة لجميع الناس بدون تخصيص.
عند الدعوة للاجتماعات يجب الاخذ في الاعتبار بأن الهدف الرئيسي من هذه الاجتماعات هو حل المشكلات التي لم تستطع الوسائل الاخرى حلها مثل الرسائل او المطبوعات, او حتى المحادثات الهاتفية، ففي هذه الحالة وجب الاجتماع وعرض المشكلات او القضايا الصعبة للنقاش وبهذه الطريقة يكون الاتصال المباشر بين القضية واصحابها وكذلك القرارات والنتائج وردود الفعل )Feedback( عن الموضوع المطروح واتخطيط وإدارة الاجتماعات ضحا في الحال بدون انتظار.
فقرار عقد الاجتماع يأتي من المدير المسؤول الذي يدير الشركة او المؤسسة او الإدارة.
هذا بعد ان يتضح الهدف امام المدير بأن المشكلة تحتاج الى نقاش واجتماع وفي هذه الحالة يقوم المدير باختيار الاشخاص الذين لهم علاقة بالمشكلة ومن له الحق أن يحضر الاجتماع, وتحديد الطريقة الكفيلة لطرح الموضوع,, ومن يقوم بهذا الطرح, وما هو البرنامج أو الجدول الذي يجب ان ينفذ, بمجرد القيام بذلك فهناك اشياء هامة يجب مراعاتها عند عقد الاجتماعات, على سبيل المثال الزمن )time( الذي يستغرقه الاجتماع ومن هم الاشخاص الذين لهم حق المشاركة في طرح الاسئلة ومناقشة الموضوع.
طبعا اختيار الاشخاص يرجع الى المدير المسؤول عن الجهاز الاداري الذي يقوم بإدارته في الشركة او المؤسسة او اي قطاع من قطاعات الحكومة.
وهناك صفات وقدرات لابد ان تتوافر في الشخص الذي سوف يقوم بادارة هذا الاجتماع ومن هذه الصفات ما يلي:
* القدرة على التخطيط والتنظيم )Planning and Organization(.
* القدرة على صنع القرار والمتابعة )Descison Making(.
* قوة الشخصية والتحكم بأسلوب مؤثر على المشتركين في الاجتماع.
* ان يكون ملماً بقواعد إدارة الاعمال Business Administration والاتصالات الشخصية وبعض قواعد علم النفس )Principle of Psychology(.
* أن يكون قدوة في تصرفاته وحديثه مع الآخرين خلال الاجتماع.
* ان يكون لديه حسن المنطق عند اخراج الكلام مع احترام رأي الحضور.
وفي اطار مكان الاجتماع أو صالة الاجتماعات (Conference Room) فيجب ان تكون مجهزة بجميع الخدمات التي تساعد على عقد الاجتماع مثال على ذلك الادوات المكتبية مثل الاقلام والاوراق ومساحة وسبورة وبعض الاجهزة التوضيحية الكهربائية المستخدمة في شرح المواضيع ذات الصبغة العلمية والثقافية.
وهناك اجزة متخصصة في عرض المواد التي لها علاقة بالموضوع المراد بحثه ومناقشته في الاجتماع مثل اجهزة الفيديو والتليفزيون والتسجيل وسماعات الترجمة الفورية اذا كان الاجتماع على المستوى الدولي, وكذلك يجب التأكد من عمل الاجهزة التي لها علاقة بصالة او قاعة الاجتماع مثل اجهزة التكييف والأضاءة وقوة المقاعد ونظافتها.
الخاتمة:- ومما ذكرته في هذه المقالة نلمس بوضوح ان عقد الاجتماعات بالطريقة الحديثة والمعروفة في دراسة العلوم الادارية ليست صعبة التطبيق بل تحتاج الى العمل والاخلاص والاجتهاد والصبر وتحمل مشاكل الآخرين بكل ترحيب حتى يتحقق الفوز والنجاح والوصول الى القرار الذي يرضي الجميع عن طريق عقد الاجتماعات عندما يكون هناك مشكلة تحتاج لذلك.
ولكن الاهم من ذلك ماذا يحدث بعد صنع القرار تجاه المواضيع المدرجة والتي تمت مناقشتها في الاجتماع.
هل سوف يكون هناك متابعة لتنفيذ هذه القرارات او سوف تصبح حبراً على ورق بدون اي اهتمام ويكون مصيرها الحفظ في الملفات التي مقرها قسم الأرشيف بالإدارة؟
الأجتماعات الحديثة.
المقدمة:- ان لكل انسان في الحياة طموحات واهدافا, ولا يمكن تحقيق ذلك الا بالجهد المتواصل, والسعي الدؤوب, وبذل كل ما لديه من طاقات, فعلا يعرف العجز أو الكلل, ولا القنوط أو الملل, والانسان الناجح هو الذي يتمتع بالايمان العميق, والعزم الوثاب, والإدارة القوية, لاسيما اذا كان في موقع المسؤولية, حيث يتوقف عليه نظام العمل.
إن نجاحك مثلاً كمدير تتعامل مع الجماهير )Publicالعرض:- ( يعتمد على قدرتك على انجاز الاتصالات بطريقة جيدة, وسلوك بأسلوب حسن, وتصرفك بمرونة ولباقة, وإن فئات الناس الذين سيتم اتصالك بهم هم الزبائن والموظفون ورجال الاعمال العاملون بالتجارة والقائمون بالتوزيع والشركات المحلية والأجنبية.
ولذلك فإن اتصالك بهذه الفئات سيكون له أعظم الاثر لنجاحك في عملك وكذلك في انتاجك الذي هو هدف المسؤولين في إدارتك,, من هنا تأتي اهمية عقد الاجتماعات,, وإقامة المؤتمرات,, والتي ربما تكون من اكثر الاساليب فعالية وتأثيراً في مجال اتصال شخص بشخص )Interpersonal Communication( فنجد العنصر الفعال, بل القلب النابض للاجتماعات الناجحة والمثمرة هو المخطط والمدير الذي يدير الاجتماع والذي يحتاج لان يخطط لاجتماع يحقق الاهداف المحددة التي تسعى الشركة لتحقيقها, والوصول الى الغاية التي تنشدها,, ولذلك يكون هو بالضرورة في حاجة الى اشراك المجتمعين من الافراد أو الاعضاء في الإدارة دون النظر الى نوعية أعمالهم الوظيفية في الشركة وكذلك مهما كانت صفاتهم الشخصية حتى يمكنهم الاستفادة من إتاحة الفرصة أمامهم لاكتساب اكبر قسط من الخبرة من البرامج التدريبية المطروحة للنقاش في الاجتماع, كما ان المخطط الحكيم هو الذي يجعل من كل اجتماع حدثاً مثيراً بكل نظام وهدوء.
ان المسؤول عن الاجتماع بحاجة الى اختيار مكان للاجتماع تتوفر فيه الامكانيات الضرورية التي تساهم في نجاح الاجتماع,, وباختصار فإن هناك بعض الارشادات التي على ضوئها يمكن ان يتبعها المخطط أو رئيس الاجتماع وتتلخص فيما يلي:
هدف الشركة أو الإدارة الذي سوف يناقش في الاجتماع.
توفير المعلومات الهامة عن الموضوع المراد طرحه على طاولة الاجتماع للنقاش.
توزيع الوقت عند النقاش في الموضوع واعطاء المشاركين الفرصة في ابداء الرأي.
يجب احترام رأي الآخرين بدون تدخلات خلال النقاش.
اختصار الموضوع او المواضيع المطلوب مناقشتها في الاجتماع.
تجهيز الخطة المراد مناقشتها والمدرجة في جدول الاعمال للاجتماع ثم توزيعها على الأعضاء المجتمعين قبل الاجتماع بمدة لا تقل خمسة ايام.
يجب ان يكون هناك مقرر او سكرتير يقوم بعملية التسجيل تحريرياً مع تسجيل )Recording( احداث الاجتماع بواسطة اجهزة التسجيل الحديثة.
إن تحديد نوع الاجتماع يعتمد على احتياجات الشركة, وما يؤمل المخطط او المسؤول عن الشركة تحقيقه, وكذلك حجم ونوع الشركة في اتخاذ القرارات نحو المواضيع المدرجة في جدول النقاش، فنجد ان هناك انواعاً من الاجتماعات تشمل ما يلي:
الاجتماعات الكبرى مثل المؤتمرات الداخلية والدولية.
الندوات وورش العمل )workshop( من أجل التدريب وفي هذا النوع يستخدم اسلوب المواجهة )Face to face communication( في عملية الشرح والتعليمات وتبادل المعلومات الفنية او الثقافية.
اجتماعات سرية او خاصة )Private Meeting( وتكون مقتصرة على افراد معينين.
اجتماعات من اجل التفاوض )Negotiation( في قضايا داخلية او دولية ذات الطابع الدبلوماسي السياسي او العقود التجارية المتعلقة بالتجارة الدولية.
اجتماعات ذات الطابع المفتوح )Open Meetings( امام المجتمعين وهذا النوع يكون النقاش غير منظم وهدفه غير معروف بسبب الفوضى وعدم التركيز في المواضيع المراد مناقشتها.
وفائدة المؤتمرات هي اعطاء الفرصة في تبادل الآراء والمعلومات بين المجتمعين قبل صنع القرار في الموضوع المعروض على طاولة النقاش ومن الافضل الا يزيد عدد الحاضرين عن عشرين شخصا بأي حال من الاحوال,, أما المؤتمر الذي يقام لهدف معين فهو بحكم هذا الهدف مثال على ذلك، المؤتمرات الرسمية التي تشمل على جلسات رئيسية وجلسات اللجان,, اما المؤسسات الحكومية او التجارية.
فنجد ان الاجتماعات هدفها التدريب في اكثر من موضوع لتسهيل سير العمل بالطريقة المطلوبة التي تخدم المصلحة الخاصة أو العامة.
اما من ناحية الندوات )Seminars( فهي وسيلة يمكن للخبراء عن طريقها تبادل الخبرات العلمية والأدبية وتكون الفائدة عامة لجميع الناس بدون تخصيص.
عند الدعوة للاجتماعات يجب الاخذ في الاعتبار بأن الهدف الرئيسي من هذه الاجتماعات هو حل المشكلات التي لم تستطع الوسائل الاخرى حلها مثل الرسائل او المطبوعات, او حتى المحادثات الهاتفية، ففي هذه الحالة وجب الاجتماع وعرض المشكلات او القضايا الصعبة للنقاش وبهذه الطريقة يكون الاتصال المباشر بين القضية واصحابها وكذلك القرارات والنتائج وردود الفعل )Feedback( عن الموضوع المطروح واتخطيط وإدارة الاجتماعات ضحا في الحال بدون انتظار.
فقرار عقد الاجتماع يأتي من المدير المسؤول الذي يدير الشركة او المؤسسة او الإدارة.
هذا بعد ان يتضح الهدف امام المدير بأن المشكلة تحتاج الى نقاش واجتماع وفي هذه الحالة يقوم المدير باختيار الاشخاص الذين لهم علاقة بالمشكلة ومن له الحق أن يحضر الاجتماع, وتحديد الطريقة الكفيلة لطرح الموضوع,, ومن يقوم بهذا الطرح, وما هو البرنامج أو الجدول الذي يجب ان ينفذ, بمجرد القيام بذلك فهناك اشياء هامة يجب مراعاتها عند عقد الاجتماعات, على سبيل المثال الزمن )time( الذي يستغرقه الاجتماع ومن هم الاشخاص الذين لهم حق المشاركة في طرح الاسئلة ومناقشة الموضوع.
طبعا اختيار الاشخاص يرجع الى المدير المسؤول عن الجهاز الاداري الذي يقوم بإدارته في الشركة او المؤسسة او اي قطاع من قطاعات الحكومة.
وهناك صفات وقدرات لابد ان تتوافر في الشخص الذي سوف يقوم بادارة هذا الاجتماع ومن هذه الصفات ما يلي:
* القدرة على التخطيط والتنظيم )Planning and Organization(.
* القدرة على صنع القرار والمتابعة )Descison Making(.
* قوة الشخصية والتحكم بأسلوب مؤثر على المشتركين في الاجتماع.
* ان يكون ملماً بقواعد إدارة الاعمال Business Administration والاتصالات الشخصية وبعض قواعد علم النفس )Principle of Psychology(.
* أن يكون قدوة في تصرفاته وحديثه مع الآخرين خلال الاجتماع.
* ان يكون لديه حسن المنطق عند اخراج الكلام مع احترام رأي الحضور.
وفي اطار مكان الاجتماع أو صالة الاجتماعات (Conference Room) فيجب ان تكون مجهزة بجميع الخدمات التي تساعد على عقد الاجتماع مثال على ذلك الادوات المكتبية مثل الاقلام والاوراق ومساحة وسبورة وبعض الاجهزة التوضيحية الكهربائية المستخدمة في شرح المواضيع ذات الصبغة العلمية والثقافية.
وهناك اجزة متخصصة في عرض المواد التي لها علاقة بالموضوع المراد بحثه ومناقشته في الاجتماع مثل اجهزة الفيديو والتليفزيون والتسجيل وسماعات الترجمة الفورية اذا كان الاجتماع على المستوى الدولي, وكذلك يجب التأكد من عمل الاجهزة التي لها علاقة بصالة او قاعة الاجتماع مثل اجهزة التكييف والأضاءة وقوة المقاعد ونظافتها.
الخاتمة:- ومما ذكرته في هذه المقالة نلمس بوضوح ان عقد الاجتماعات بالطريقة الحديثة والمعروفة في دراسة العلوم الادارية ليست صعبة التطبيق بل تحتاج الى العمل والاخلاص والاجتهاد والصبر وتحمل مشاكل الآخرين بكل ترحيب حتى يتحقق الفوز والنجاح والوصول الى القرار الذي يرضي الجميع عن طريق عقد الاجتماعات عندما يكون هناك مشكلة تحتاج لذلك.
ولكن الاهم من ذلك ماذا يحدث بعد صنع القرار تجاه المواضيع المدرجة والتي تمت مناقشتها في الاجتماع.
هل سوف يكون هناك متابعة لتنفيذ هذه القرارات او سوف تصبح حبراً على ورق بدون اي اهتمام ويكون مصيرها الحفظ في الملفات التي مقرها قسم الأرشيف بالإدارة؟
المقدمـة
الناس ثلاثة أصناف، أولهم: يصنع الأحداث ويحركها، والثاني: يشاهد الحركة ويَمُطُّ شفتيه، والثالث: يتساءل ماذا حدث ؟!
الصنف الأول : مبتكرون.. مبدعون.. متحمِّسون.. تعرفهم من لَمْعة عيونهم.. واحمرار وجوههم.. وكراسيهم التي لا يجلسون عليها أبدًا، فهم دائمًا مشغولون بعمل ما، أو فكر ما، يرون كل الأبعاد، ويُخْضِعون كل الظروف لهدفهم.
الصنف الثاني : مقلِّد ينتظر أن يكون ردَّ فعل، لو تُرك وحده لاختار الراحة، وعندما تقول لأحدهم: الماء يتسرَّب من سطح بيتك، لماذا لا تصلح السقف؟!، سيرد عليك: "وكيف أصلحه والمطر ينهمر؟!، فإذا قلت له: إذن أصلحه عندما يتوقف المطر، سيقول لك: عندما يتوقف المطر لن أكون بحاجة لإصلاحه!!".
الصنف الثالث : يتساءلون بدهشة.. ماذا حدث؟!، هؤلاء تجدهم في الطرقات، مفتوحي الأفواه، مغمضي العيون، إذا حدث وقابلتهم، فلا تبتسم فأنتِ تمر بمنطقة خطرة.
عزيزي السكرتير(السكرتيرة) لأنك مصدر الطاقة داخل العمل، ومحركه الأساسي، فبالتأكيد أنت لن تختار إلا الصنف الأول المبدع، المبتكر المتحمس؛ لذلك خذ استعدادك من الآن للمساهمة في قيادة العمل لديك.
كن سكرتير(سكرتيرة) الغد لا اليوم
إن العالم يتطور بشكل مذهل، وأحلام اليوم لم تَعُد حقائق الغد، بل أحلام اليوم صارت حقائق اليوم!!، والعالم لم تَعُد فيه وظائف تستوعب كل الناس؛ بل أصبح الطريق شاقًّا على المجتهد، فما بالكِ بغيره؟! وأنت عندما تواجه العالم الجديد هناك مؤهلات يجب أن تتسلَّح بها، وهي:
الإدراك المهني:
وهي تعني أن تكون ملما بالحقل الذي تعمل فيه مؤسَّسَتُكِ، سواءً أكانت تُقَدِّم مُنْتجًا أو خدمة.
وهو يعني أن تكون دائمًا مستعدا للإجابة على تلك الأسئلة:
في أي مجال تعمل مؤسستك؟
ما هو الشكل القانوني للمؤسسة؟
ما هو الهيكل التنظيمي للمؤسسة؟
ما هي رسالة المؤسسة؟
ما هي أهداف المؤسسة؟
كم عدد العاملين لديكم؟
ما هو توصيفُك الوظيفي الخاص بك؟
ومع الإجابة على تلك الأسئلة سوف تدرك إلى أي مدى يكون لديك الإدراك المهني.
أولاً: كن فعَّالا لنفسك ومهنتك:
نشرت مجلة (السكرتارية التنفيذية) البريطانية العام الماضي (1999) وسائل الفعالية الشخصية لسكرتير الغد فكانت وفق العناصر التالية:
على كل سكرتير أن يعمل على تنمية الذات، ويتحمل مسئولية شخصية تجاه نفسه، وأن يواصل التعلم المستمر وتطوير مهاراته.
لابد من التعاون مع مرشد أو موجِّه أو قائد يتولى رعاية السكرتير ويكون مثله الأعلى وقدوته في النجاح والتفوق.
تشكيل جمعيات خاصة أو نادي للسكرتارية ؛ لتوطيد العلاقات بين أصحاب المهنة، وإصدار دوريات متخصصة تزيد الوعي المهني لدى العاملين في السكرتارية ولدى أصحاب الأعمال.
متابعة الجديد في مجال الحاسب الآلي ونظم المعلومات وتعلم مهارات الإنترنت.
إتقان المهارات الإدارية الأساسية والتخصص في مجال محدد، بحيث يتوفر للسكرتير ميزة تنوع الخبرات والمعارف والمهارات.
التطوُّع للعمل في المشروعات المختلفة المتاحة في الشركة التي يعمل بها؛ لتحقيق معرفة أعرض وأعمق بتلك الشركة واستراتيجيتها وأسواقها المفتوحة.
الاشتراك في الدوريات المتخصصة وعضوية اللجان وجماعات الممارسة، والتطوع في الأعمال الاجتماعية وخدمة البيئة؛ لتكوين شبكة علاقات واسعة تكون مصدرًا للمعلومات من ناحية، وتوفر فرص عمل جديدة من ناحية أخرى.
وكل هذا يدعوك لأن يكون لديك:
المرونة وسرعة التكيُّف.
إتقان اللغات وتطبيقات الكمبيوتر المختلفة.
دراسة علم النفس ومعرفة دوافع وأساليب التعامل مع الناس.
التمتع بقوة الشخصية والرؤية الواضحة.
الإحساس الدائم بأهمية الوقت والسرعة في الإنجاز.
الرغبة الدائمة في التميُّز.
التعلم والتدريب المستمران.
ثانيًا: أضف مهماتٍ جديدة لعملِك:
إدارة نظم المعلومات بدلاً من مجرد استخدامها، وهي تعني القدرة على تفعيل ما تستعمله من نظم معلومات لتقليل الجهد، الوقت، ورفع الكفاءة.
إدارة المشروعات الوقتية داخل الشركة، وفيها كيف تستخدم مواردك وإمكانياتك؟، وكيف تتحكم في وقتك لإنجازه في الوقت المطلوب؟.
مهمات مالية متمثلة في القدرة على إعداد ميزانيات صغيرة والقدرة على التحكم محاسبيًّا في عمليات الإنفاق اليومي.
القدرة على تحليل المشكلات واتخاذ القرارات والتفكير بطريقة ابتكارية.
مهمات العلاقات العامة من المهمات التي يجب أن تمتلك مَلَكاتِها وخُيوطَها وتساهم فيها بشكل كبير.
وفي النهاية .. عزيزي السكرتير(السكرتيرة)..
يمكن أن يعمل الناس 8 ساعات يوميًّا من أجل الراتب، و10 ساعات من أجل المدير الجيد، و24 ساعة من أجل فكرة يؤمنون بها؛ لذلك ضع هذه النصائح أمام عينك دائمًا؛ فستُحِبّ عملك، ويتحول عندك إلى فكرة تؤمن بها.
التزمِ بالمبادئ التي تطلبها من الآخرين، ولا تطالبهم بما ترفض أنت القيام به، وإذا أردت أن يعملوا "بجِدٍّ" فعليك أن تكون أكثر جدية منهم.
كن عادلا وغير متحيز لأي فرد من فريقك.
ابتعد عن الخطابة في الحديث أو التأنيب والتقريع العلني، أما الثناء فيجب إزجاؤه علنًا، واجعل من كل نجاح حدثًا يستحق الاحتفال.
حافظ على وعودك باستمرار.
شاركهم النجاح ولا تستأثر بالتقدير وحدك
الناس ثلاثة أصناف، أولهم: يصنع الأحداث ويحركها، والثاني: يشاهد الحركة ويَمُطُّ شفتيه، والثالث: يتساءل ماذا حدث ؟!
الصنف الأول : مبتكرون.. مبدعون.. متحمِّسون.. تعرفهم من لَمْعة عيونهم.. واحمرار وجوههم.. وكراسيهم التي لا يجلسون عليها أبدًا، فهم دائمًا مشغولون بعمل ما، أو فكر ما، يرون كل الأبعاد، ويُخْضِعون كل الظروف لهدفهم.
الصنف الثاني : مقلِّد ينتظر أن يكون ردَّ فعل، لو تُرك وحده لاختار الراحة، وعندما تقول لأحدهم: الماء يتسرَّب من سطح بيتك، لماذا لا تصلح السقف؟!، سيرد عليك: "وكيف أصلحه والمطر ينهمر؟!، فإذا قلت له: إذن أصلحه عندما يتوقف المطر، سيقول لك: عندما يتوقف المطر لن أكون بحاجة لإصلاحه!!".
الصنف الثالث : يتساءلون بدهشة.. ماذا حدث؟!، هؤلاء تجدهم في الطرقات، مفتوحي الأفواه، مغمضي العيون، إذا حدث وقابلتهم، فلا تبتسم فأنتِ تمر بمنطقة خطرة.
عزيزي السكرتير(السكرتيرة) لأنك مصدر الطاقة داخل العمل، ومحركه الأساسي، فبالتأكيد أنت لن تختار إلا الصنف الأول المبدع، المبتكر المتحمس؛ لذلك خذ استعدادك من الآن للمساهمة في قيادة العمل لديك.
كن سكرتير(سكرتيرة) الغد لا اليوم
إن العالم يتطور بشكل مذهل، وأحلام اليوم لم تَعُد حقائق الغد، بل أحلام اليوم صارت حقائق اليوم!!، والعالم لم تَعُد فيه وظائف تستوعب كل الناس؛ بل أصبح الطريق شاقًّا على المجتهد، فما بالكِ بغيره؟! وأنت عندما تواجه العالم الجديد هناك مؤهلات يجب أن تتسلَّح بها، وهي:
الإدراك المهني:
وهي تعني أن تكون ملما بالحقل الذي تعمل فيه مؤسَّسَتُكِ، سواءً أكانت تُقَدِّم مُنْتجًا أو خدمة.
وهو يعني أن تكون دائمًا مستعدا للإجابة على تلك الأسئلة:
في أي مجال تعمل مؤسستك؟
ما هو الشكل القانوني للمؤسسة؟
ما هو الهيكل التنظيمي للمؤسسة؟
ما هي رسالة المؤسسة؟
ما هي أهداف المؤسسة؟
كم عدد العاملين لديكم؟
ما هو توصيفُك الوظيفي الخاص بك؟
ومع الإجابة على تلك الأسئلة سوف تدرك إلى أي مدى يكون لديك الإدراك المهني.
أولاً: كن فعَّالا لنفسك ومهنتك:
نشرت مجلة (السكرتارية التنفيذية) البريطانية العام الماضي (1999) وسائل الفعالية الشخصية لسكرتير الغد فكانت وفق العناصر التالية:
على كل سكرتير أن يعمل على تنمية الذات، ويتحمل مسئولية شخصية تجاه نفسه، وأن يواصل التعلم المستمر وتطوير مهاراته.
لابد من التعاون مع مرشد أو موجِّه أو قائد يتولى رعاية السكرتير ويكون مثله الأعلى وقدوته في النجاح والتفوق.
تشكيل جمعيات خاصة أو نادي للسكرتارية ؛ لتوطيد العلاقات بين أصحاب المهنة، وإصدار دوريات متخصصة تزيد الوعي المهني لدى العاملين في السكرتارية ولدى أصحاب الأعمال.
متابعة الجديد في مجال الحاسب الآلي ونظم المعلومات وتعلم مهارات الإنترنت.
إتقان المهارات الإدارية الأساسية والتخصص في مجال محدد، بحيث يتوفر للسكرتير ميزة تنوع الخبرات والمعارف والمهارات.
التطوُّع للعمل في المشروعات المختلفة المتاحة في الشركة التي يعمل بها؛ لتحقيق معرفة أعرض وأعمق بتلك الشركة واستراتيجيتها وأسواقها المفتوحة.
الاشتراك في الدوريات المتخصصة وعضوية اللجان وجماعات الممارسة، والتطوع في الأعمال الاجتماعية وخدمة البيئة؛ لتكوين شبكة علاقات واسعة تكون مصدرًا للمعلومات من ناحية، وتوفر فرص عمل جديدة من ناحية أخرى.
وكل هذا يدعوك لأن يكون لديك:
المرونة وسرعة التكيُّف.
إتقان اللغات وتطبيقات الكمبيوتر المختلفة.
دراسة علم النفس ومعرفة دوافع وأساليب التعامل مع الناس.
التمتع بقوة الشخصية والرؤية الواضحة.
الإحساس الدائم بأهمية الوقت والسرعة في الإنجاز.
الرغبة الدائمة في التميُّز.
التعلم والتدريب المستمران.
ثانيًا: أضف مهماتٍ جديدة لعملِك:
إدارة نظم المعلومات بدلاً من مجرد استخدامها، وهي تعني القدرة على تفعيل ما تستعمله من نظم معلومات لتقليل الجهد، الوقت، ورفع الكفاءة.
إدارة المشروعات الوقتية داخل الشركة، وفيها كيف تستخدم مواردك وإمكانياتك؟، وكيف تتحكم في وقتك لإنجازه في الوقت المطلوب؟.
مهمات مالية متمثلة في القدرة على إعداد ميزانيات صغيرة والقدرة على التحكم محاسبيًّا في عمليات الإنفاق اليومي.
القدرة على تحليل المشكلات واتخاذ القرارات والتفكير بطريقة ابتكارية.
مهمات العلاقات العامة من المهمات التي يجب أن تمتلك مَلَكاتِها وخُيوطَها وتساهم فيها بشكل كبير.
وفي النهاية .. عزيزي السكرتير(السكرتيرة)..
يمكن أن يعمل الناس 8 ساعات يوميًّا من أجل الراتب، و10 ساعات من أجل المدير الجيد، و24 ساعة من أجل فكرة يؤمنون بها؛ لذلك ضع هذه النصائح أمام عينك دائمًا؛ فستُحِبّ عملك، ويتحول عندك إلى فكرة تؤمن بها.
التزمِ بالمبادئ التي تطلبها من الآخرين، ولا تطالبهم بما ترفض أنت القيام به، وإذا أردت أن يعملوا "بجِدٍّ" فعليك أن تكون أكثر جدية منهم.
كن عادلا وغير متحيز لأي فرد من فريقك.
ابتعد عن الخطابة في الحديث أو التأنيب والتقريع العلني، أما الثناء فيجب إزجاؤه علنًا، واجعل من كل نجاح حدثًا يستحق الاحتفال.
حافظ على وعودك باستمرار.
شاركهم النجاح ولا تستأثر بالتقدير وحدك
الاتصالات الهاتفيه ودور موظف الاستقبال في الاتصالات ....
المقدمة:
الاتصال هو وسيلة التفاعل بين المخلوقات وبالخصوص بين البشر. وهو عملية تبادل البيانات والمعلومات المتعلقة بالحقائق والآراء والأفكار والمشاعر والأحاسيس بطريقة شفهية ،كتابية ، رمزية أو حركية .
وأفراد المنظمات يعتمدون على الاتصالات الشفهية والكتابية للحصول على الحقائق والمعلومات والبيانات التي تمكنهم من أداء أعمالهم ، وهم يقضون معظم أوقاتهم ما بين متحدثين ومستمعين وقارئين وكاتبين . والاتصال الفعال والنشط في المنظمة يحقق اداءً افضل وإنتاجية أعلى كماً ونوعاً ، ويؤدي إلى رفع الروح المعنوية للأفراد ويقوي شعورهم بالانتماء للمنظمة ودرجة ارتباطهم بها .
والاتصالات الشفهية من افضل أنواع الاتصال كونها تسمح بإعطاء الرسالة المطلوب نقلها درجة عالية من التفاهم ، وكونها تساهم في تمتين الروابط والعلاقات بين الأفراد وترفع الروح المعنوية لديهم .
العرض:
ويمكن تلخيص دور موظف الاستقبال في الاتصالات الشفهية بما يلي :
1- الاتصال المباشر بمديره وتلقي التعليمات والأوامر للعمل على تنفيذها .
2- المساهمة في إدارة الاتصالات الهاتفية الواردة والصادرة الخاصة بمكتب المدير
3- المساهمة في إدارة مواعيد واستقبالات مديره المباشر ومقابلة الزائرين والتعامل معهم بالطريقة المناسبة .
4- المساهمة في إدارة الاجتماعات الخاصة بمكتب المدير .
وتأدية هذا الدور بفعالية تحتم على امين السر امتلاك مجموعة من المهارات الذهنية والسلوكية والفنية . وبالخصوص المهارات الاتصالية من حديث ، وإنصات ، وقراءة وكتابة وقواعد السلوك والعادات الاجتماعية الحسنة والخصال الحميدة والخلق السليم الذي يجمع الحسن والرقة والبساطة ومهارة استخدام الأدوات المكتبية الحديثة وبالخصوص أجهزة الهاتف بأنواعها المختلفة .
أولاً : أهمية ومزايا وعيوب الاتصال الهاتفي
-أهمية الاتصال الهاتفي : يعتبر الاتصال الهاتفي في الوقت الحاضر ، من أهم وسائل الاتصال خاصة الشفوية منها . لما يتسم به من السرعة والسهولة في إرسال المعلومات إلى أي جهة أو استقبال المعلومات والاستفسارات المطلوبة .
وإذا كانت الاتصالات المكتوبة هي أهم وسائل الاتصال ، ألا انه يعاب عليها الإجراءات المعقدة التي تمر بها من إجراءات للبريد الصادر وإجراءات للبريد الوارد واستلام وتسلم وتسجيل وتوزيع وغيرها ، ولذلك فان الاتصال الهاتفي يوفر الكثير من الوقت والمجهود الذي يبذل في كثير من الاتصالات المكتوبة وخاصة في الاستفسارات العادية وتبادل الرأي والتفاهم الذي يسبق أي اتفاق مكتوب .ألا انه يعاب عليه عدم الدقة وسوء الفهم الذي قد يحدث عند الاتصال الهاتفي كما انه غير مؤيد بسند قانوني .
ويلعب أمين السر الخاص دوراً كبيرا في إدارة الاتصالات الهاتفية لمكتب مديره ، فيقوم باستقبال المكالمات الواردة والرد عليها وتحويل ما يراه ضرورياً إلى مديره . وحتى يمكن الاستفادة من الاتصالات الهاتفية فيجب أن تتم هذه الاتصالات اعتماداً على قواعد محددة مع اتباع آداب التحدث في الهاتف سواء عند استقبال المكالمات الواردة أو في المكالمات الصادرة .
ويعتبر الاتصال الهاتفي من أهم وسائل الاتصال في المكتب الحديث أكثرها شيوعاً . ويكون هذا الاتصال إما للحصول على بيانات أو معلومات او لاعطاء معلومات بهدف انجاز الاعمال .
يتبع ......
ثانياً : قواعد وآداب استخدام الهاتف .
أ- القواعد العامة لاستخدام الاجهزة الهاتفية :
1- وضع الهاتف في الناحية اليسرى
2- استخدام الادلة الهاتفية
3- الاعداد للمكالمات الخارجية او الدولية
4- استخدام النماذج المختصة بتسجيل المكالمات الهاتفية
- اسم المتحدث ، وظيفته، رقم هاتف المتحدث ، موضوع المكالمة .
5- الامتناع عن استخدام الهاتف في الاتصالات الشخصية .
6- يجب العناية والدقة عند استخدام الاجهزة
7- تجنب "لازمة" الكلام التي عادة ما نستعملها عندما نكون متوترين مثل "يعني" و "هيك"
الخاتمة:
موظف الاستقبال كفرد من أفراد المنظمة أو الوحدة التنظيمية ، يمثل حلقة هامة من حلقات الاتصال بين الجهات الخارجية والداخلية من جهة والمدير أو المدير من جهة أخرى .وعلى هذا الأساس فهو يمثل واجهة هامة للمنظمة عموماً ولمديره خصوصاً . وهذه الواجهة تؤثر على سمعة المنظمة وصورتها الذهنية لدى الجماهير الخارجية والداخلية . من هنا ينبغي على هذه الواجهة أن تعطي انطباعاً جيداً عن المنظمة من خلال تعاطي شاغلها مع المتصلين به بطريقة تتسم بالتفهم واللطف ورحابة الصدر واللباقة واللياقة ومن خلال ممارسته للاتصالات الشفهية والكتابية بصورة فعالة .
المقدمة:
الاتصال هو وسيلة التفاعل بين المخلوقات وبالخصوص بين البشر. وهو عملية تبادل البيانات والمعلومات المتعلقة بالحقائق والآراء والأفكار والمشاعر والأحاسيس بطريقة شفهية ،كتابية ، رمزية أو حركية .
وأفراد المنظمات يعتمدون على الاتصالات الشفهية والكتابية للحصول على الحقائق والمعلومات والبيانات التي تمكنهم من أداء أعمالهم ، وهم يقضون معظم أوقاتهم ما بين متحدثين ومستمعين وقارئين وكاتبين . والاتصال الفعال والنشط في المنظمة يحقق اداءً افضل وإنتاجية أعلى كماً ونوعاً ، ويؤدي إلى رفع الروح المعنوية للأفراد ويقوي شعورهم بالانتماء للمنظمة ودرجة ارتباطهم بها .
والاتصالات الشفهية من افضل أنواع الاتصال كونها تسمح بإعطاء الرسالة المطلوب نقلها درجة عالية من التفاهم ، وكونها تساهم في تمتين الروابط والعلاقات بين الأفراد وترفع الروح المعنوية لديهم .
العرض:
ويمكن تلخيص دور موظف الاستقبال في الاتصالات الشفهية بما يلي :
1- الاتصال المباشر بمديره وتلقي التعليمات والأوامر للعمل على تنفيذها .
2- المساهمة في إدارة الاتصالات الهاتفية الواردة والصادرة الخاصة بمكتب المدير
3- المساهمة في إدارة مواعيد واستقبالات مديره المباشر ومقابلة الزائرين والتعامل معهم بالطريقة المناسبة .
4- المساهمة في إدارة الاجتماعات الخاصة بمكتب المدير .
وتأدية هذا الدور بفعالية تحتم على امين السر امتلاك مجموعة من المهارات الذهنية والسلوكية والفنية . وبالخصوص المهارات الاتصالية من حديث ، وإنصات ، وقراءة وكتابة وقواعد السلوك والعادات الاجتماعية الحسنة والخصال الحميدة والخلق السليم الذي يجمع الحسن والرقة والبساطة ومهارة استخدام الأدوات المكتبية الحديثة وبالخصوص أجهزة الهاتف بأنواعها المختلفة .
أولاً : أهمية ومزايا وعيوب الاتصال الهاتفي
-أهمية الاتصال الهاتفي : يعتبر الاتصال الهاتفي في الوقت الحاضر ، من أهم وسائل الاتصال خاصة الشفوية منها . لما يتسم به من السرعة والسهولة في إرسال المعلومات إلى أي جهة أو استقبال المعلومات والاستفسارات المطلوبة .
وإذا كانت الاتصالات المكتوبة هي أهم وسائل الاتصال ، ألا انه يعاب عليها الإجراءات المعقدة التي تمر بها من إجراءات للبريد الصادر وإجراءات للبريد الوارد واستلام وتسلم وتسجيل وتوزيع وغيرها ، ولذلك فان الاتصال الهاتفي يوفر الكثير من الوقت والمجهود الذي يبذل في كثير من الاتصالات المكتوبة وخاصة في الاستفسارات العادية وتبادل الرأي والتفاهم الذي يسبق أي اتفاق مكتوب .ألا انه يعاب عليه عدم الدقة وسوء الفهم الذي قد يحدث عند الاتصال الهاتفي كما انه غير مؤيد بسند قانوني .
ويلعب أمين السر الخاص دوراً كبيرا في إدارة الاتصالات الهاتفية لمكتب مديره ، فيقوم باستقبال المكالمات الواردة والرد عليها وتحويل ما يراه ضرورياً إلى مديره . وحتى يمكن الاستفادة من الاتصالات الهاتفية فيجب أن تتم هذه الاتصالات اعتماداً على قواعد محددة مع اتباع آداب التحدث في الهاتف سواء عند استقبال المكالمات الواردة أو في المكالمات الصادرة .
ويعتبر الاتصال الهاتفي من أهم وسائل الاتصال في المكتب الحديث أكثرها شيوعاً . ويكون هذا الاتصال إما للحصول على بيانات أو معلومات او لاعطاء معلومات بهدف انجاز الاعمال .
يتبع ......
ثانياً : قواعد وآداب استخدام الهاتف .
أ- القواعد العامة لاستخدام الاجهزة الهاتفية :
1- وضع الهاتف في الناحية اليسرى
2- استخدام الادلة الهاتفية
3- الاعداد للمكالمات الخارجية او الدولية
4- استخدام النماذج المختصة بتسجيل المكالمات الهاتفية
- اسم المتحدث ، وظيفته، رقم هاتف المتحدث ، موضوع المكالمة .
5- الامتناع عن استخدام الهاتف في الاتصالات الشخصية .
6- يجب العناية والدقة عند استخدام الاجهزة
7- تجنب "لازمة" الكلام التي عادة ما نستعملها عندما نكون متوترين مثل "يعني" و "هيك"
الخاتمة:
موظف الاستقبال كفرد من أفراد المنظمة أو الوحدة التنظيمية ، يمثل حلقة هامة من حلقات الاتصال بين الجهات الخارجية والداخلية من جهة والمدير أو المدير من جهة أخرى .وعلى هذا الأساس فهو يمثل واجهة هامة للمنظمة عموماً ولمديره خصوصاً . وهذه الواجهة تؤثر على سمعة المنظمة وصورتها الذهنية لدى الجماهير الخارجية والداخلية . من هنا ينبغي على هذه الواجهة أن تعطي انطباعاً جيداً عن المنظمة من خلال تعاطي شاغلها مع المتصلين به بطريقة تتسم بالتفهم واللطف ورحابة الصدر واللباقة واللياقة ومن خلال ممارسته للاتصالات الشفهية والكتابية بصورة فعالة .
بسم الله الرحمن الرحيممشكووووووووووووووووورة اختي السيدة
الله يعطيج العافية
انقذتيني