السلام عليكم

لو سمحتوا إذا أحد عنده بحث عمك 212 يعطيني بسرعة..

مابي موعد التسليم يطوفني

وشكراً..

المقدمـة
الناس ثلاثة أصناف، أولهم: يصنع الأحداث ويحركها، والثاني: يشاهد الحركة ويَمُطُّ شفتيه، والثالث: يتساءل ماذا حدث ؟!
الصنف الأول : مبتكرون.. مبدعون.. متحمِّسون.. تعرفهم من لَمْعة عيونهم.. واحمرار وجوههم.. وكراسيهم التي لا يجلسون عليها أبدًا، فهم دائمًا مشغولون بعمل ما، أو فكر ما، يرون كل الأبعاد، ويُخْضِعون كل الظروف لهدفهم.
الصنف الثاني : مقلِّد ينتظر أن يكون ردَّ فعل، لو تُرك وحده لاختار الراحة، وعندما تقول لأحدهم: الماء يتسرَّب من سطح بيتك، لماذا لا تصلح السقف؟!، سيرد عليك: "وكيف أصلحه والمطر ينهمر؟!، فإذا قلت له: إذن أصلحه عندما يتوقف المطر، سيقول لك: عندما يتوقف المطر لن أكون بحاجة لإصلاحه!!".
الصنف الثالث : يتساءلون بدهشة.. ماذا حدث؟!، هؤلاء تجدهم في الطرقات، مفتوحي الأفواه، مغمضي العيون، إذا حدث وقابلتهم، فلا تبتسم فأنتِ تمر بمنطقة خطرة.
عزيزي السكرتير(السكرتيرة) لأنك مصدر الطاقة داخل العمل، ومحركه الأساسي، فبالتأكيد أنت لن تختار إلا الصنف الأول المبدع، المبتكر المتحمس؛ لذلك خذ استعدادك من الآن للمساهمة في قيادة العمل لديك.











كن سكرتير(سكرتيرة) الغد لا اليوم
إن العالم يتطور بشكل مذهل، وأحلام اليوم لم تَعُد حقائق الغد، بل أحلام اليوم صارت حقائق اليوم!!، والعالم لم تَعُد فيه وظائف تستوعب كل الناس؛ بل أصبح الطريق شاقًّا على المجتهد، فما بالكِ بغيره؟! وأنت عندما تواجه العالم الجديد هناك مؤهلات يجب أن تتسلَّح بها، وهي:
الإدراك المهني:
وهي تعني أن تكون ملما بالحقل الذي تعمل فيه مؤسَّسَتُكِ، سواءً أكانت تُقَدِّم مُنْتجًا أو خدمة.
وهو يعني أن تكون دائمًا مستعدا للإجابة على تلك الأسئلة:
في أي مجال تعمل مؤسستك؟
ما هو الشكل القانوني للمؤسسة؟
ما هو الهيكل التنظيمي للمؤسسة؟
ما هي رسالة المؤسسة؟
ما هي أهداف المؤسسة؟
كم عدد العاملين لديكم؟
ما هو توصيفُك الوظيفي الخاص بك؟
ومع الإجابة على تلك الأسئلة سوف تدرك إلى أي مدى يكون لديك الإدراك المهني.
أولاً: كن فعَّالا لنفسك ومهنتك:
نشرت مجلة (السكرتارية التنفيذية) البريطانية العام الماضي (1999) وسائل الفعالية الشخصية لسكرتير الغد فكانت وفق العناصر التالية:
على كل سكرتير أن يعمل على تنمية الذات، ويتحمل مسئولية شخصية تجاه نفسه، وأن يواصل التعلم المستمر وتطوير مهاراته.
لابد من التعاون مع مرشد أو موجِّه أو قائد يتولى رعاية السكرتير ويكون مثله الأعلى وقدوته في النجاح والتفوق.
تشكيل جمعيات خاصة أو نادي للسكرتارية ؛ لتوطيد العلاقات بين أصحاب المهنة، وإصدار دوريات متخصصة تزيد الوعي المهني لدى العاملين في السكرتارية ولدى أصحاب الأعمال.
متابعة الجديد في مجال الحاسب الآلي ونظم المعلومات وتعلم مهارات الإنترنت.
إتقان المهارات الإدارية الأساسية والتخصص في مجال محدد، بحيث يتوفر للسكرتير ميزة تنوع الخبرات والمعارف والمهارات.
التطوُّع للعمل في المشروعات المختلفة المتاحة في الشركة التي يعمل بها؛ لتحقيق معرفة أعرض وأعمق بتلك الشركة واستراتيجيتها وأسواقها المفتوحة.
الاشتراك في الدوريات المتخصصة وعضوية اللجان وجماعات الممارسة، والتطوع في الأعمال الاجتماعية وخدمة البيئة؛ لتكوين شبكة علاقات واسعة تكون مصدرًا للمعلومات من ناحية، وتوفر فرص عمل جديدة من ناحية أخرى.
وكل هذا يدعوك لأن يكون لديك:
المرونة وسرعة التكيُّف.
إتقان اللغات وتطبيقات الكمبيوتر المختلفة.
دراسة علم النفس ومعرفة دوافع وأساليب التعامل مع الناس.
التمتع بقوة الشخصية والرؤية الواضحة.
الإحساس الدائم بأهمية الوقت والسرعة في الإنجاز.
الرغبة الدائمة في التميُّز.
التعلم والتدريب المستمران.
ثانيًا: أضف مهماتٍ جديدة لعملِك:
إدارة نظم المعلومات بدلاً من مجرد استخدامها، وهي تعني القدرة على تفعيل ما تستعمله من نظم معلومات لتقليل الجهد، الوقت، ورفع الكفاءة.
إدارة المشروعات الوقتية داخل الشركة، وفيها كيف تستخدم مواردك وإمكانياتك؟، وكيف تتحكم في وقتك لإنجازه في الوقت المطلوب؟.
مهمات مالية متمثلة في القدرة على إعداد ميزانيات صغيرة والقدرة على التحكم محاسبيًّا في عمليات الإنفاق اليومي.
القدرة على تحليل المشكلات واتخاذ القرارات والتفكير بطريقة ابتكارية.
مهمات العلاقات العامة من المهمات التي يجب أن تمتلك مَلَكاتِها وخُيوطَها وتساهم فيها بشكل كبير.
وفي النهاية .. عزيزي السكرتير(السكرتيرة)..
يمكن أن يعمل الناس 8 ساعات يوميًّا من أجل الراتب، و10 ساعات من أجل المدير الجيد، و24 ساعة من أجل فكرة يؤمنون بها؛ لذلك ضع هذه النصائح أمام عينك دائمًا؛ فستُحِبّ عملك، ويتحول عندك إلى فكرة تؤمن بها.
التزمِ بالمبادئ التي تطلبها من الآخرين، ولا تطالبهم بما ترفض أنت القيام به، وإذا أردت أن يعملوا "بجِدٍّ" فعليك أن تكون أكثر جدية منهم.
كن عادلا وغير متحيز لأي فرد من فريقك.
ابتعد عن الخطابة في الحديث أو التأنيب والتقريع العلني، أما الثناء فيجب إزجاؤه علنًا، واجعل من كل نجاح حدثًا يستحق الاحتفال.
حافظ على وعودك باستمرار.
شاركهم النجاح ولا تستأثر بالتقدير وحدك




















موظف الاستقبال

عمك ((212)) الاتصالات الهاتفيه ودور موظف الاستقبال في الاتصالات ....
المقدمة:
الاتصال هو وسيلة التفاعل بين المخلوقات وبالخصوص بين البشر. وهو عملية تبادل البيانات والمعلومات المتعلقة بالحقائق والآراء والأفكار والمشاعر والأحاسيس بطريقة شفهية ،كتابية ، رمزية أو حركية .
وأفراد المنظمات يعتمدون على الاتصالات الشفهية والكتابية للحصول على الحقائق والمعلومات والبيانات التي تمكنهم من أداء أعمالهم ، وهم يقضون معظم أوقاتهم ما بين متحدثين ومستمعين وقارئين وكاتبين . والاتصال الفعال والنشط في المنظمة يحقق اداءً افضل وإنتاجية أعلى كماً ونوعاً ، ويؤدي إلى رفع الروح المعنوية للأفراد ويقوي شعورهم بالانتماء للمنظمة ودرجة ارتباطهم بها .

والاتصالات الشفهية من افضل أنواع الاتصال كونها تسمح بإعطاء الرسالة المطلوب نقلها درجة عالية من التفاهم ، وكونها تساهم في تمتين الروابط والعلاقات بين الأفراد وترفع الروح المعنوية لديهم .
العرض:
ويمكن تلخيص دور موظف الاستقبال في الاتصالات الشفهية بما يلي :
1- الاتصال المباشر بمديره وتلقي التعليمات والأوامر للعمل على تنفيذها .
2- المساهمة في إدارة الاتصالات الهاتفية الواردة والصادرة الخاصة بمكتب المدير
3- المساهمة في إدارة مواعيد واستقبالات مديره المباشر ومقابلة الزائرين والتعامل معهم بالطريقة المناسبة .
4- المساهمة في إدارة الاجتماعات الخاصة بمكتب المدير .
وتأدية هذا الدور بفعالية تحتم على امين السر امتلاك مجموعة من المهارات الذهنية والسلوكية والفنية . وبالخصوص المهارات الاتصالية من حديث ، وإنصات ، وقراءة وكتابة وقواعد السلوك والعادات الاجتماعية الحسنة والخصال الحميدة والخلق السليم الذي يجمع الحسن والرقة والبساطة ومهارة استخدام الأدوات المكتبية الحديثة وبالخصوص أجهزة الهاتف بأنواعها المختلفة .


أولاً : أهمية ومزايا وعيوب الاتصال الهاتفي
-أهمية الاتصال الهاتفي : يعتبر الاتصال الهاتفي في الوقت الحاضر ، من أهم وسائل الاتصال خاصة الشفوية منها . لما يتسم به من السرعة والسهولة في إرسال المعلومات إلى أي جهة أو استقبال المعلومات والاستفسارات المطلوبة .
وإذا كانت الاتصالات المكتوبة هي أهم وسائل الاتصال ، ألا انه يعاب عليها الإجراءات المعقدة التي تمر بها من إجراءات للبريد الصادر وإجراءات للبريد الوارد واستلام وتسلم وتسجيل وتوزيع وغيرها ، ولذلك فان الاتصال الهاتفي يوفر الكثير من الوقت والمجهود الذي يبذل في كثير من الاتصالات المكتوبة وخاصة في الاستفسارات العادية وتبادل الرأي والتفاهم الذي يسبق أي اتفاق مكتوب .ألا انه يعاب عليه عدم الدقة وسوء الفهم الذي قد يحدث عند الاتصال الهاتفي كما انه غير مؤيد بسند قانوني .
ويلعب أمين السر الخاص دوراً كبيرا في إدارة الاتصالات الهاتفية لمكتب مديره ، فيقوم باستقبال المكالمات الواردة والرد عليها وتحويل ما يراه ضرورياً إلى مديره . وحتى يمكن الاستفادة من الاتصالات الهاتفية فيجب أن تتم هذه الاتصالات اعتماداً على قواعد محددة مع اتباع آداب التحدث في الهاتف سواء عند استقبال المكالمات الواردة أو في المكالمات الصادرة .
ويعتبر الاتصال الهاتفي من أهم وسائل الاتصال في المكتب الحديث أكثرها شيوعاً . ويكون هذا الاتصال إما للحصول على بيانات أو معلومات او لاعطاء معلومات بهدف انجاز الاعمال .


يتبع ......

ثانياً : قواعد وآداب استخدام الهاتف .

أ- القواعد العامة لاستخدام الاجهزة الهاتفية :
1- وضع الهاتف في الناحية اليسرى
2- استخدام الادلة الهاتفية
3- الاعداد للمكالمات الخارجية او الدولية
4- استخدام النماذج المختصة بتسجيل المكالمات الهاتفية
- اسم المتحدث ، وظيفته، رقم هاتف المتحدث ، موضوع المكالمة .
5- الامتناع عن استخدام الهاتف في الاتصالات الشخصية .
6- يجب العناية والدقة عند استخدام الاجهزة
7- تجنب "لازمة" الكلام التي عادة ما نستعملها عندما نكون متوترين مثل "يعني" و "هيك"

الخاتمة:
موظف الاستقبال كفرد من أفراد المنظمة أو الوحدة التنظيمية ، يمثل حلقة هامة من حلقات الاتصال بين الجهات الخارجية والداخلية من جهة والمدير أو المدير من جهة أخرى .وعلى هذا الأساس فهو يمثل واجهة هامة للمنظمة عموماً ولمديره خصوصاً . وهذه الواجهة تؤثر على سمعة المنظمة وصورتها الذهنية لدى الجماهير الخارجية والداخلية . من هنا ينبغي على هذه الواجهة أن تعطي انطباعاً جيداً عن المنظمة من خلال تعاطي شاغلها مع المتصلين به بطريقة تتسم بالتفهم واللطف ورحابة الصدر واللباقة واللياقة ومن خلال ممارسته للاتصالات الشفهية والكتابية بصورة فعالة .

الــمقـدمـة

في دراستنا لعم السكرتارية، من الضروري التعرف على طبيعة عمل إدارة السكرتارية في المنشآت، و المؤسسات الكبيرة، ونوضح فيما يلي هيكلاًًًَ تنظيماً لإحدى إدارات المؤسسات الكبيرة:-

يتضح لنا من التنظيم الإداري السابق /أن إدارة السكرتارية تضم أقساماً متعددة وهي:-
- قسم البريد الصادر: ويتولى تصدير المراسلات، والمعاملات الخاصة، بالمؤسسة للخارج بعد تسجيلها في سجل البريد الصادر، وتغليفها طبقاً للإجراءات المتبعة في هذا الشأن.
- قسم الكتبة والطابعين: يقوم هذا القسم بطباعة الرسائل الداخلية، والخارجية، وتسجيلها في سجلات إدارة السكرتارية، وإعطائها الأرقام التسلسلية الخاصة بالمؤسسة.
- قسم الإحصاء: من وظائف هذا القسم تحليل البيانات، وإعداد التقارير الإحصائية، التي تتعلق بأعمال المنشأة.
- قسم المحفوظات: يتولى هذا القسم حفظ الملفات، والمستندات الخاصة، بالمنشأة والي يجب أن تكون طبقاً لأساليب الحفظ العلمية الحديثة.
- قسم البريد الوارد: عليه استلام البريد الوارد، وعمل إجراءات تسجيلية، في سجلات البريد الوارد، وتوزيعه على إدارات المنشأة، حسب اختصاص كل منها.
مقومات السكرتير / السكرتيرة

يتعين على السكرتير أو السكرتيرة الماهرة، إضافة إلى تأهيلهم تأهيلاََََ
علمياً مناسباَ، ضرورة تمتعهم بمجموعة من المقومات الشخصية الخاصة بهم. ويقصد بذلك مجموعة الخصائص الشخصية والنفسية التي تتوافر بشكل عام في الشخص ذاته، طبيعته العامة، ومقوماته الخاصة، والتي يختلف بها عن غيرة من الأشخاص. وهذه المقومات ضرورية وهامة جدا لنجاح السكرتيرة والسكرتير في أداء عمليهما بالكفاءة العالية ولتحقيق المستوى الجيد من الأداء.
1-الشكل العام: وهو ما يطلق عليه الوجه المقبول، السمح، المبتسم الابتسامة المريحة، التي تبعث على الارتياح.
2- حسن المظهر: يتفق هذا العامل مع طبيعة عمل السكرتير / السكرتيرة – ويعدمن الضروريات الهامة لنجاح العمل، وتحقيق الهدف الكامل من الوظيفة، حيث يكون السكرتير أو السكرتيرة في مقدمة المستقبلين للزوار، وعملاء المؤسسة. ويتطلع الزائرون للمنشأة دائما إلى مقابلة السكرتير أو السكرتيرة، ومن خلال تلك المقابلة الأولى، يستطيع الزائر أن يأخذ انطباعا جيدا عن المنشأة، التي يقوم بزيارتها أو العكس، ويتعين التمتع بالبساطة، والأناقة المعتدلة، والتي تبعث على الارتياح دون تبرج أو مبالغة.
3- الحكمة والصبر: يتطلب ذك التمتع بمقومات شخصية: بعدم التسرع في الحكم على الأشياء ولابد من الصبر عن مواجهة الأمور الصعبة، والمشاكل المفاجئة والطارئه، ومحاولة استيعابها واستعمال العقل في حلها.
4- التفكير المنظم المنطقي: عند طرح المواضيع والأمور العملية، لابد لسكرتير/ سكرتيرة من دراسة هذه المواضيع بتمعن، بعد نظر، حتى يستطيع من خلال ذلك اتخاذ القرار الصحيح والمناسب، وإبداء المشورة والنصح، والرأي السليم عند اللزوم.
5- أمانة السر: لابد من توافر المقدرة الشخصية، للمحافظة على كافة الأسرار التي اطلع ويطلع عليها أثناء خدمته. حيث أن طبيعة عمل السكرتير تسمح له بصفه مستمرة الإطلاع على كثير من أسرار العمل.
لذا يتعين أن يكون شاغل هذه الوظيفة متمتعا بالأمانة، والصدق في المعاملة، حتى يتمكن من شغل هذه الوظيفة، وحتى لا يقال عنه إذا أردت أن تعرف ما حدث اليوم في شركة........ قم بزيارة سكرتير الشركة ( فلان) فهو يطلعك على كافة أسرار الشركة التي حدثت، وربما التي ستحدث
6- اللباقة والمهارة في التعبير: يعد الحديث اللبق الذي يعتمد على كلمات وعبارات مؤثرة من السكرتير / السكرتيرة، أحد أسباب الاقتناع الجيد، والاحترام الكامل من جانب العملاء والزائرين.
7- الابتعاد عن المبالغة: ويقصد بذالك عدم إبداء الآراء غير المؤيدة بالبراهين، والأدلة الكافية وعدم تقدير الأمور بشكل يتضمن المبالغة في العرض، وكذلك تجنب الكذب والعرض غير الحقيقي للأمور حتى لا يؤثر ذلك على مستوى كفاءته وتقدير الآخرين له، ولعمله والمنشأة التي يعمل بها.
8- الإخلاص والمثابرة: هذه خاصية مهمة، لابد من توافرها في كل من السكرتير أو السكرتيرة، حتى يستطيع كل منهما، إنجاز الأعمال بشكل متقن، وبالموعد المحدد.
السلوكيات.
تعد السلوكيات الصحيحة السكرتير بمثابة مفتاح تقدم المنشأة التي يعمل بها، وأساس بنائها، ولا يخفى على أحد أن سلوكيات كل فرد من أفراد المنشأة التي يعملون بها، تنعكس سلبا، أو إيجابا، على تقدم تلك المنشأة أو فشلها.
وبذلك نستطيع أن نميز جليا الأسباب وراء نجاح بعض المنشآت وفشل البعض الآخر. إن المنشئات التي تعتمد على مجموعة من العاملين الذين يقومون بتنفيذ المهام، المكلفين بها كفاءة عالية الأداء، متجنبين قدر الإمكان، الخطأ، لابد من أن تكون منشأة ناجحة، معتمدين على إدراكهم لوجباتهم، ومسؤولياتهم، والعمل على تنفيذها، واحترام غيرهم من الأفراد احتراما غيرهم من الأفراد احتراما كاملا، والعمل على مساعدتهم قدر المستطاع. إن المنشأ التي يعمل أفرادها في مكان واحد، لا يمكن أن تتحقق أهدافها، إلا إذا تأكدت الألفة والمحبة والتعاون والاحترام التام بين موظفيها، واحترامهم للآخرين من خارج المنشأة.
إن الإدارة التي تعتمد على متابعة السلوكيات الصحيحة لموظفيها، وتعمل على تدريبهم بإيجاد التفكير المنطقي السليم لديهم، هي إدارة رشيدة تتمتع بعناصر نجاحها.
- ولتحقيق مستوى جيد من الكفاءة والارتقاء بالمقومات الشخصية للسكرتير أو السكرتيرة، يتعين الأخذ بمجموعة من السلوكيات، حيث أن أهم عوامل نجاح المؤسسة على الإطلاق تتوقف على تحقيق أهداف المؤسسة. وأن السلوك السليم، المبني على فهم طبائع، ونفسية الأفراد، يؤدي في كافة الأمور، إلى تسهيل وحل كثير من المشكلات التي قد تواجه أي عمل كان.
ويجب على السكرتير أو السكرتيرة مراعاة العوامل التالية بكل دقة:-
1- الظهور بمظهر لائق مريح، و الاحترام الكامل، والمتبادل، لكل من تقابله وتعرفه.
2- التحدث مع الآخرين فيما يخصهم، ويفضلون الحديث فيه.
3- الإصغاء الكامل للحديث، وعدم المقاطعة الآخرين أثناء حديثهم، لإشعارهم بقيمة أنفسهم.
4- عدم اعتراض الجارح، والتحلي باللباقة، والذكاء، عند إبداء وجهة نظر خاصة، أو تصحيح معلومة معينة.
5- مناقشة آراء الآخرين، دون تحيز لأي منهم، وبطريقة موضوعية.
6- الاهتمام بتنفيذ أعمل الغير، في الوقت المحدد، وبكفاءة عالية، تكسبك احترامهم وتقديرهم الكاملين.
7- الصدق والصراحة التامة وعدم المراوغة لأي سبب من الأسباب ومهما كانت الظروف.
8- عدم التفاخر والمدح بالنفس في كل الأوقات، بل دع ذلك للآخرين.
9- عامل الناس كما تحب أن يعاملونك به.
10- تقديم المساعدة اللازمة، لكل من هو بحاجة إليها أثناء العمل.
11- عدم التحدث أو إظهار عيوب المنشآت الأخرى، ومحاولة تكبيرها بشكل يؤدي إلى ازدياد الفرقة والخلاف معها، حيث، حيث أن السكرتير مثل المنشأ التي يعمل بها.
هذه العوامل المشار إلها أعلاه، هي السلوكيات التي ينبغي أن يتحلى بها السكرتير أثناء تأدية وظيفته. والسلوكيات جزء مكمل لشخصية السكرتير، والتي هي أحدى عوامل نجاحه في أداء عملة على الوجه الأكمل، وبالصورة المثلى، وبها يتحقق النجاح المطلوب في العمل، والحصول على الترقية المالية، والأدبية مقابل ذلك.

الأعداد الجيد لعمل السكرتير اليومي

للتحضير النفسي للسكرتير أو السكرتيرة أهمية بالغة لتحقيق النجاح المنشود للعمل، ولتحقيق الكفاءة في الأداة، بالمستوى المتعارف عليه. على السكرتير أو السكرتيرة استخدام كافة قدراته الشخصية عند عرضة لأفكاره ويشملها التنظيم الجيد، والترتيب والتنسيق للتأثير، معتمدا على البساطة، والسهولة في العرض، بشكل يحقق الرضا الكامل من جانب العملاء والزائرين.
إن احترام السكرتير للعملاء ورضاءهم عن أسلوب التعامل معه، وعن حديثة الشفوي، وإيضاحاته ومعلوماته التي يعرضها، تتوقف إلى حد كبير جدا على درجة البساطة، والتنسيق، والتنظيم الجيد، الكفاءة العالية، التي يجب أن يتمتع بها السكرتير بغرض إيجاد الاستعداد النفسي لقبول هذه المعلومات من جانب العملاء بعد تحليلها وإدراكها إدراكا جيدا، بعيدا عن الارتجال، والعفوية في الاستيعاب.
ولتحقيق هذه الأهداف بالشكل الكامل، يجب توفر الاستعداد النفسي من جانب السكرتير، ومراعاة الأمور التالية:-

1. استعداد السكرتير الجيد لشرح كافة المواضيع التي تقتضيها حاجة العمل لكافة العملاء والمراجعين.
2. الاستعداد الشخصي، والنفسي، للسكرتير، وتسخير قدراته، والتنظيم الجيد لكافة المواضيع المحتمل أن يصادفها، وكتابة كافة المعلومات الضرورية، والهامة بطريقة مختصرة ليتمكن من إلقاء نظرة سريعة عليها أثناء الدوام لترتيب العمل ولاستكمال التناسق في كافة المواضيع المختلفة.
إضافة إلى ذلك... يجب على السكرتير أن يكون حاضر الذهن عن عرض المواضيع الهامة، بما يؤدي إلى استمرار العمل بالشكل المطلوب، ومتابعة الموضوعات المعدة مقدما، وعدم إبعاد تفكيره إلى موضوعات أقل أهمية، وخارجة عن نطاق العمل وبذلك يستطيع السكرتير أن يحقق السيطرة، والنجاح لكافة أعماله اليومية.
مما تقدم يتضح لنا أن القدرات الخاصة للسكرتير أو السكرتيرة، تعد من أهم العناصر في التحضير وإخراج العمل اليومي بشكل جيد، وتنفيذ هذا التحضير أثناء الدوام بالشكل المطلوب، بالاعتماد على سهوله العرض وبساطته، حتى يستطيع التعامل مع كافة العملاء بشكل يحقق به الرضى لهم، والنجاح الكامل للمنشأة، ويحصل على ثقة التقدير المدير في آن واحد.
وظـائف الســكرتير

أن التعرف على وظائف السكرتير، يؤدي به إلى فهم، وتوضيح أبعاد، ومهام هذه الوظائف ودراسة مدى أهمية هذا النوع من الوظائف في كافة المنشآت.
ونوضح فيما يلي بشيئ من التفصيل وظائف السكرتير الخاص، والسكرتير العام.
الســكرتير الخـاص :

هو أحد مساعدي المدير ومعاونيه المقربين، وهو بمثابة مدير أعماله. ويتولى هذه المسؤولية في كثير من المنشآت، المتمتعون بالثقة الكاملة من جانب المدراء ورجال المال، والأعمال، ومن أهم وظائف السكرتير الخاص ما هو آت:-
1. تنظيم وقت المدير في إطار المواعيد المحددة لنشاطه ولقاءاته اليومية.
2. تنفيذ توجيهات المدير ومتابعة نتائج التنفيذ الكاملة لها
3. الإطلاع مبكر على الصحف، والمجلات اليومية، وتقديم ملخص واف لمديرة عن بعض الأمور التي وردت بها، وتتعلق بمصالح ونشاط المؤسسة التي يعمل بها.
4. القيام بتنفيذ بعض الأعمال نيابة عن المدير، والتي قد توفر الجهد والوقت لمديرة.
5. المحافظة بشكل عام على أسرار مديرة ونشاطه.
6. إبداء الرأي ووجهة النظر في بعض الأمور كلما طلب منه ذلك.
7. عدم شغل مديرة بالأمور البسيطة، وذلك بإنجازها نيابة عنه.
8. تنظيم مكتب المدير بشكل دوري وجيد، يسهل معه التعرف على دقائق الأعمال والرجوع إلى المستندات التي تطلب بالسرعة والكفاءة اللازمتين.
9. إعداد التقارير عن الأعمال التي يكلف بها من جانب مديرة، ويوكل إليه دراستها.
10. طباعة المرسلات، والمعاملات، بالمستوى العلمي المدروس.
11. تنظيم المستندات الخاصة بأعمال المدير بطريقة علمية.
12. المحافظة على مواعيد العمل، والاستعداد للاستمرار بعد المواعيد الرسمية عن طيب خاطر، وذلك لتنفيذ بعض المهام التي قد لا تحتاج إلى التأجيل ليوم لاحق.
13. التحدث دائما في الأمور الإيجابية للمنشأة، وأن يذكر مديرة بالسيرة الحسنة في كل الأوقات.
14. مقابلة الزائرين، وعملاء المنشأة، والمهتمين بمقابلة المدير، والاستعداد الكامل لأداء هذا الواجب بما يحقق الرضا، والقناعة والاحترام للزائر، لما لذلك من أهمية بالغة نجاح أعمال المنشأة.
15. مرافقة المدير في زياراته لموقع العمل، وفروعه، لتسجيل كافة ملاحظات ثناء تفقده للتنفيذ، ومتابعة تنفيذ هذه الملاحظات بالسرعة الممكنة والدقة الكاملة.

الســكرتير العــام:

هذا النوع من الوظائف يتولاها بإشراف كامل ودقيق، موظفو السكرتارية المتمتعون بالخبرات الطويلة، والكفاءة، ومستوى الأداء الجيد، طوال فترة خدمتهم بالمنشأة ويتم اختيارهم بعناية لأداء وظيفة السكرتير العام، والسكرتير العام هو القائم بأعمال أمين سر مجلس الإدارة في المؤسسات والشركات والمنشآت العامة الاقتصادية، وأمين عام الدائرة ( سكرتير الدائرة الحكومية ) ومدير إدارات السكرتارية في بعض لمنشآت.
يتضمن التنظيم الإداري في المؤسسات، بصفة مستمرة وظيفة هامة وهي ( السكرتير العام )، وذلك للقيام بمجموعة من الوظائف الضرورية وهي:-
1. الإشراف الإداري على أعمال أقسام إدارة السكرتارية، ويتضمن ذلك توجيه رؤساء أقسام الإدارة، وتوزيع الأعمال عليهم، بما يضمن القيام بأداء مجموعة الوظائف التي تساعد الإدارة، وتتضمن إدارة السكرتارية، أقسام الطباعة، وأقسام البريد الوارد، والبريد الصادر، أقسام العلاقات العامة والخدمات الإدارية الأخرى، والكتابة في سجلات الشؤون الإدارية ومجموعة الوظائف الخدمية الأخرى، ( مراسلون، حراس ).
2. تجميع التقارير الإدارية والفنية عن نتائج الأداء على مستوى كافة إدارات المؤسسة وأقسامها، و إعداد تقرير كامل شامل، متضمنا التحليل المالي والإحصائي الضروري.
3. إصدار التعليمات التنفيذية للإدارة في أقسام ووحدات إدارة السكرتارية، ومتابعة تنفيذها.
4. حضور الاجتماعات الدورية، والعمل أمين سر الجلسات الهامة للمسئولين وإعداد جدول الأعمال ومحاضر الاجتماعات وعرضها على المسئولين ومتابعة تنفيذ القرارات التي اتخذت.
5. الاشتراك في إجراء الاختبارات للمرشحين لوظائف السكرتير، والكتبة الإداريين، وإبداء وجهة نظرة في مستوى كل منهم.
6. العناية من جانبه بالعلاقات العامة للمنشأة، أو الدائرة التي يعمل بها، وإعداد وجهة النظر في الموضوعات التي نشرتها وسائل الإعلام، وتختص بنشاط الجهة التي يعمل بها.
7. الاشتراك مع بعض المسئولين الإداريين بالمنشأة في إعداد خطط مستقبلية، تتعلق بالمحافظة على سمعة المنشأة العامة، والترتيب العام، وأداء الأعمال بدون تأخير، و الالتزام الدقيق بمواعيد العمل، وحسن سيرة، و تقديم الاقتراحات الدورية لمعالجة المشاكل العامة.
مما تقدم يتضح لنا أن السكرتير العام هو الموظف الذكي المتمتع بقدر واف من التفكير السليم، والخبرة العالية، التي قد يؤدي القيام بوظائفه بكفاءة، إلى المساعدة الفعالة في تقدم المنشأة بشكل مستمر.
أن أحد عوامل نجاح المؤسسات، يتوقف على مقدرة العاملين بها، على كسب ود واحترام الآخرين، لما لذلك من تأثير على تحقيق أهداف المؤسسة، وأن السلوك السليم الذي يبني على فهمهم طبائع ونفسية الأفراد، ويؤدي في كثير من الأمور إلى حل كثير من المشكلات التي تواجه القائمين بالعمل بهذه المنشآت.
وكذلك بعد السكرتير الخاص بأحد الوظائف الهامة والضرورية، وفي كثير من المؤسسات أدت كفاءة إلى المساهمة في نمو المؤسسة التي يعمل بها، وإلى تمتعه بالثقة الكاملة من جانب المسئولين فيها، وأدى ذلك في كثير من الأحوال إلى ترقية هذا النوع من الموظفين، إلى وظائف قيادية عليا بالمؤسسة، مكفأة لهم على مقدرتهم الخاصة في أداء العمل، ولإخلاصهم وتفانيهم في نجاح وتقدم المؤسسة للوصول لها إلى المؤسسات الرائدة والعملاقة في آن واحد.
وتتضح لنا من مذكرات سكرتير ناجح مدى أهمية هذه الوظيفة.

مـذكـرات ســكرتير

أنا موظف في مؤسسة كبيرة، تعد من كبرى المؤسسات العاملة في بالدولة، وأتمتع بثقة واحترام كافة المسئولين بها، أعمل بهذه المؤسسة منذ خمس سنوات، منذ فترة قصيرة أقامت المؤسسة حفل تكريم لي، ولبعض الزملاء الذين يعملون بكفاءة وإخلاص كاملين. لقد حضر الحفل مدير عام المؤسسة والذي أعمل سكرتيرا خاصا له، لقد تخرجت في المعهد العربي للثقافة والطباعة بمدينة العين، وحصلت شهادة في السكرتارية وإدارة الأعمال، بعد أن أنهيت دورتي بنجاح وبتقدير ممتاز، وهذا ما ساعدني في نجاح عملي، واحترام المؤولين لي.
إنني دائما أعمل على تنظيم الوقت لمدير عام المؤسسة، أعد له كافة الوثائق والمستندات التي يحتاج إليها في كل اجتماع، أقدم له الملخص الوافي عن ما كتبته الصحف اليومية ويتعلق بنشاط المؤسسة، وهو يثق في إخلاصي وسلامة تفكيري، ولا يخشى من تصرف محرج ل أو للمنشأة أكون سببا فيه.
قال المدير العام ذات يوم عني لرئيس مجلس إدارة المؤسسة التي أعمل بها، إنني أتعاون مع الجميع وأتمتع بثقة الجميع، أبذل دائماً كل جهدٍ ممكن حفاظاً على استمرار نجاحي، وأهتم بأداء عملي، وأنجزه بكفاءة عالية، وإن أخطأت يوماً أحاول جاهداً تقديم حسن التصرف والاعتذار بلباقة ووعي كاملين، أعامل الجميع بروح الود والصداقة والاحترام والأهم من ذالك أنني لا أفشي أسرار المؤسسة لأحد. إنني أحب عملي وأحافظ عليه وأذكر مديري دائماً بالسيرة الحسنة وفي جميع الأوقات. وإن استمرار قيامي بعملي بمستوى الكفاءة التي شعر بها مديري، يجعلني دائماً أبذل جهداً زائداً وعملاً أكثر، أستمر في العمل بعد مواعيده، عن طيب خاطر لا نجز أعمالا إضافية لا تحتمل التأخير ليوم آخر.
أنا سكرتير أبدأ عملي وانهيه كل يوم بكفاءة عالية ومهارة فائقة، واضعاً نصب عيني الأمانة، والإخلاص، وحسن النظام

مشكووورة يالسيدة على البحث .. ماقصرتي والله

واجبنا اختي